Guide Edi

stituer un levier de développement pour votre business.

Qu’est-ce que l’EDI ?

2 Le terme EDI signifie « échange de données informatisé ». Il s’agit d’une technique permettant de remplacer des échanges de documents papier par des échanges entre ordinateurs. Par exemple, les commandes EDI peuvent remplacer les commandes que vous recevez par fax ou par courrier. L’EDI revient donc à échanger des ensembles structurés d’information (« messages ») au lieu de documents papier. Ces échanges peuvent concerner les commandes, les factures, les avis d’expédition… 2 L’intérêt de l’EDI est de supprimer les ressaisies. Par exemple, une commande reçue par EDI entre directement dans votre outil de gestion commerciale (on dit qu’elle est « intégrée »), alors qu’une commande par fax ou par courrier doit bien sûr être saisie manuellement dans votre outil. 2 L’absence de ressaisies fait que l’EDI vous apporte de la fiabilité et un gain de temps quel que soit le volume des informations échangées (reçues ou émises).

Quiz

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Télédéclaration de la TVA Télédéclaration des Impôts sur le revenu Téléchargement d’un cours de bourse au format tableur Téléchargement d’historiques d’opérations bancaires pour Quicken ou Money • Envoi d’une carte de vœux par la poste

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(réponse : tout est de l’EDI, sauf la carte de vœux)

Parmi les actions suivantes, lesquelles s’apparentent à de l’EDI ?

guide de mise en œuvre de l’EDI : mes premiers pas…

L’EDI a une dimension stratégique

2 Aujourd’hui, un partenaire commercial vous demande de mettre en place l’EDI. Faites-en un atout pour votre entreprise ! Étendez l’EDI à d’autres flux d’informations (confirmation de commande, facture, avis d’expédition…) ou proposez-le à d’autres partenaires. 2 Choisissez une solution EDI qui respecte les standards GS1. En effet, ces standards sont utilisés par de très nombreux acteurs économiques dans le monde (1,3 million d’entreprises). Ils vous permettent donc de travailler avec vos partenaires commerciaux en simplifiant les interactions à tous les points de contact entre eux et vous grâce à l’emploi d’un langage commun (le « standard »). Les standards assurent votre « interopérabilité », c’est-à-dire que vous êtes facilement opérationnel avec n’importe quel autre partenaire qui emploie ces mêmes standards. 2 L’intégration de l’EDI à votre stratégie commerciale apporte une réelle valeur ajoutée et peut constituer un avantage concurrentiel. Non seulement vos donneurs d’ordres apprécieront votre capacité à utiliser les flux EDI, mais aussi l’EDI est un levier de productivité important pour votre entreprise. Il existe des messages EDI correspondant à de nombreux besoins business (cf. tableau ci-dessous). Ces messages permettent à une équipe réduite de traiter un volume d’affaires important.

Message Commande Réponse à la commande Avis d’expédition Avis de réception Facture Avis de paiement Ordre de mouvement Nom technique ORDERS ORDRSP Description Contient le détail d’une ou de plusieurs commandes Permet de confirmer automatiquement la bonne réception de la commande Transmet le détail des marchandises expédiées (incluant les données traçabilité) Transmet le détail de la réception effectuée par le client Permet de passer le détail de la facture au client Transmet le détail du paiement effectué Permet de passer un ordre de préparation à un prestataire logistique ou transporteur Très fréquent en Espagne Particularité Message le plus fréquent Propre à certains secteurs d’activité (VPC, bricolage…) ou à certains pays (Benelux)

DESADV

RECADV INVOIC REMADV HANMOV

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Première étape

L’EDI appartient au périmètre du dirigeant

2 Au-delà de ses implications stratégiques, la mise en œuvre efficace de l’EDI est liée à l’engagement du dirigeant : il n’y aura de résultats et de gains que s’il s’engage sur le sujet (communiquer et inciter). En effet, l’EDI a un impact sur les systèmes, l’organisation, les équipes… Mettre en place l’EDI sans aborder ces différents points ne permet pas d’en tirer tous les avantages.

Les impacts bénéfiques de l’EDI

• Réduction des coûts papier (impression, courriers, fax…) • Fiabilisation des données • Automatisation des processus • Réduction (voire suppression) des ressaisies • Gains de productivité

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Deuxième étape

guide de mise en œuvre de l’EDI : mes premiers pas…

« Comment fait-on ? »

Il existe plusieurs solutions pour faire de l’EDI. La grille d’analyse ci-dessous vous permettra de déterminer celle qui vous convient.

Dois-je intégrer l’EDI à mon SI ? non oui Mon SI est-il communicant ? non oui Faire ou faire faire ? faire faire faire

Web EDI

EDI ASP

EDI in situ

QUESTION 1

« Dois-je intégrer l’EDI à mon Système d’Information ? »

L’avantage majeur de l’EDI est de réduire (voire supprimer) les ressaisies, sources d’erreurs et de coûts (temps, papier, impression…). Intégrer l’EDI à votre Système d’Information permet aux flux échangés avec vos partenaires commerciaux d’entrer directement dans votre outil de gestion commerciale. Cependant, cette intégration n’est pas toujours judicieuse car les gains qu’elle permet de réaliser peuvent ne pas couvrir ses coûts de mise en œuvre. Pour savoir ce qu’il en est dans votre cas, vous devez analyser deux choses : • La complexité de votre activité aujourd’hui, et son évolution probable dans un avenir proche. Cette complexité est directement liée au nombre de références concernées par le flux EDI, au nombre de lignes de commande et au nombre de points de livraison. • Le volume de votre activité aujourd’hui, et son évolution probable dans un avenir proche. Ce volume est lié au nombre de messages que vous allez pratiquer (commande, facture, avis d’expédition…) et à leur fréquence.

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Deuxième étape

N’oubliez pas que l’EDI peut concerner tous vos partenaires commerciaux. Ne limitez donc pas votre analyse au seul partenaire qui vous a demandé de le mettre en œuvre : prenez en considération les autres partenaires qui peuvent être intéressés. Avec ces deux informations, vous pouvez ainsi vous positionner sur le graphique ci-contre et prendre votre décision.

Volume important

Forte complexité Intégrer

Ne pas intégrer

QUESTION 2

« Mon Système d’Information est-il communicant ? »

Intégrer les flux EDI à votre Système d’Information suppose que celui-ci soit capable de recevoir ces flux. Ce n’est pas toujours le cas… Vous devez donc commencer par savoir si votre Système d’Information peut accepter les informations entrantes et les utiliser dans son fonctionnement ; il doit aussi pouvoir produire les informations nécessaires pour les messages à émettre. La question qui se pose est donc : votre Système d’Information dispose-t-il de points d’entrée (et de sortie) qui lui permettent d’accepter des informations entrantes (ou de produire des informations sortantes) dans des formats structurés ? En d’autres mots, cela revient à savoir si, par exemple, votre outil de gestion commerciale peut récupérer et utiliser des données externes sans une saisie manuelle. Si vous n’avez pas la réponse au sein de votre entreprise, contactez votre prestataire informatique pour l’associer rapidement à votre réflexion. Il saura répondre à cette question et vous aider à utiliser ces points d’entrée et de sortie. Si votre système ne peut pas recevoir de flux externes et les exploiter, ni générer des flux sortants, la solution qui vous convient est le Web EDI. Si en revanche il peut accueillir des flux, passez à la question suivante. Dans le cas particulier où l’existence de points d’entrée (et de sortie) est en cours de développement, des solutions transitoires peuvent être mises en œuvre par le prestataire EDI avec lequel vous allez travailler : n’hésitez pas à lui en parler.

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guide de mise en œuvre de l’EDI : mes premiers pas…

QUESTION 3

« Faire ou faire faire ? »

Assurer soi-même la mise en œuvre et la maintenance de son EDI requiert des compétences spécifiques.