Gestion Projet

⇨ Un projet est transversal (les acteurs de projet et les moyens utilisés proviennent de différentes unités de l’entreprise ou même de l’extérieure de l’entreprise)

⇨ Un projet est unique : il perturbe l’UC, il peut heurter des comportements. Lors du lancement du projet, des freins peuvent apparaître (passivité et hostilité) peuvent apparaître

1.3 Les acteurs du projet

Un même projet implique des personnes aux compétences variées et de formation très différentes. Elles peuvent appartenir à l’entreprise ou lui être extérieures.

le chef de projet : maître d’œuvre

Il est responsable de l’atteinte des objectifs du projet. Il compose l’équipe projet en cherchant à combiner les compétences pluridisciplinaires et la manage.

Il identifie et planifie les tâches. Il surveille l’état d’avancement des travaux et en rend compte au commanditaire.

l’équipe :

L’équipe de projet est temporaire : placé sous la responsabilité du chef de projet, elle est composée de personnes appartenant à différents services de l’entreprise ou de salariés de prestataires de services ou de fournisseurs. Il n’y a pas de liaison hiérarchique entre les membres de l’équipe.

le commanditaire : maître d’ouvrage

Il est à l’origine du projet, c’est lui qui passe commande et qui désigne le chef de projet.

Pendant toute la vie du projet, il s’assure que le projet reste conforme aux objectifs fixés.

Il peut s’entourer d’un comité de pilotage qui suit la réalisation opérationnelle du projet.

les experts :

Ils sont des spécialistes qui interviennent ponctuellement dans le projet. Ils ne font pas partie de l’équipe projet.

2. LA CONDUITE DE PROJET

4 étapes de la conduite de projet

Phase de préparation

• Le diagnostic de projet : voir livre p. 193/194

• La commande : le commanditaire formule clairement sa demande de lancement de projet

▪ Il fixe les objectifs du projet

▪ Il désigne le chef de projet et désigne sa mission

▪ Il vérifie la faisabilité du projet

▪ Il fixe le calendrier

▪ Il détermine le budget accordé

• La note de cadrage et le cahier des charges sont des documents contractuels signés par le commanditaire et le chef de projet. (voir en fin de document)

La note de cadrage est diffusée à tous les acteurs du projet => document de communication

Le cahier des charges peut être diffusé de façon plus restreinte => document de travail

Dans la pratique, c’est deux documents sont souvent confondus en un seul.

Phase d’organisation ou de planification

• La planification des tâches

L’établissement de la liste des tâches : décrire ce qui est à faire (non la manière de faire)

Il est souhaitable d’organiser une séance de brainstorming avec tous les membres de l’équipe de projet, il est aussi possible de faire appel à des experts.

• Le regroupement des tâches :

Par catégorie : compétences requises, ordre chronologique,thème…..

• L’estimation de la durée et de la charge de travail nécessaire pour chaque tâche

Qui fait quoi ? et en combien de temps ?

• La définition des liens entre les tâches

• L’utilisation d’outil de planification : Gantt, Pert

• L’affectation des ressources humaines et matérielles aux tâches ou la planification des capacités

Pour chaque tâche, on se demandera : « combien de personnes a-t-on besoin ? Quelles qualifications doivent-elles posséder ? ».

Ensuite on procède à une évaluation des besoins en ressources matérielles (locaux, équipements, matériels)

• La planification des coûts

• L’optimisation

Des conflits peuvent apparaître en raison de la dépendance entre la planification des délais, des capacités et des coûts : les ressources sont en général insuffisantes ou non disponibles au moment voulu.

La phase de réalisation du projet ou phase de pilotage

Piloter le projet, c’est :

⇨ Définir et suivre des indicateurs

⇨ Actualiser le planning et identifier les dérives

⇨ Engager des actions correctrices et/ou préventives

⇨ Apprécier l’efficacité des actions de pilotage

⇨ Communiquer pour informer et motiver

La progression du projet et les changements doivent être communiqués aux membres de l’équipe, aux partenaires et au maître d’ouvrage.

Les actions de reporting peuvent utiliser plusieurs moyens de communication : remise de documents, réunions formelles, échanges informels (pause café).

La phase de clôture ou de bilan

• La remise du projet au commanditaire

• La réunion officielle de clôture du projet : présenter une synthèse du projet au commanditaire et aux dirigeants de l’U.C.

Exemple de méthode de bilan du projet : étape importante

➢ A-t-on atteint l’objectif ?

➢ Le résultat est-il satisfaisant ?

➢ Les ressources étaient-elles suffisantes ?

➢ Les délais ont-ils été tenus ?

➢ Le budget a-t-il été maîtrisé ?

➢ Quels problèmes a-t-on rencontrés ?

➢ Quelles solutions ont été mises en place pour pallier ces difficultés ?

➢ Les solutions retenues étaient-elles pertinentes ?

Chaque question doit faire l’objet d’une analyse collective. Celle-ci sera utile pour tirer profit de l’expérience acquise et ne pas réitérer dans le futur les erreurs éventuellement commises.

Il est conseillé de conserver tous les documents utilisés et de rédiger une synthèse reprenant les points positifs, les erreurs à éviter et les principales recommandations.

Ces documents pourront être exploités par une autre équipe pour un futur projet.

Enfin, il ne faut pas oublier de remercier l’équipe projet pour les efforts et le temps consacré au projet.

le cahier des charges

Il est rédigé soit par le commanditaire, soit par le maître d’œuvre, soit par les deux.

Il définit de façon plus précise que la note de cadrage les objectifs à atteindre en les reprenant point par point.

Il ne concerne ni les moyens ni les méthodes mis en œuvre pour atteindre ces objectifs.

Pour rédiger un cahier des charges, après avoir analysé l’objectif du projet tel qu’il est défini dans la note de cadrage, on essaiera de déterminer tous les éléments nécessaires et sous-entendus dans ce projet, c’est-à-dire tout ce que l’on veut que ce projet réalise exactement.

|NOTE DE CADRAGE |

|Les objectifs |Reformulation des objectifs |

|Les résultats attendus |Précision des résultats escomptés |

|L’équipe de projet |Composition de l’équipe de projet et définition des rôles de chaque membre de l’équipe. |

|Les grandes tâches |Élaboration d’un macroplanning