Rapport De Stage

en portant la mention « O » dans « BON A PAYER ».

3- Le classement des factures

En ce qui concerne les factures réglées, je les classais directement dans les dossiers suspendus après avoir saisi dans le tableau de suivi les factures comprenant de la TVA sur encaissements (compte 445661).

4- Le lettrage des comptes clients

A chaque règlement effectué par chèque ou par lettre de change, je devais lettrer le montant de la ou les factures avec le montant du règlement dans le logiciel COTRE (dans le journal 20 pour les remises de chèques et dans le journal 50 pour les remises d’effets).

Ce contrôle nous permet de détecter les relances clients à effectuer.

De ce fait, nous pouvons soit appeler le client afin de connaître le motif du non-règlement (facture mise en litige, facture non traitée, règlement non parvenu), soit lui envoyer une lettre de relance.

5- La gestion des relances clients

Il arrive que des factures arrivant à terme n’aient pas été réglées.

Pour cela, nous demandons, sur le logiciel COTRE, une « situ » qui nous permettait de pointer les clients n’ayant pas fait leur règlement à temps. Ce travail préparatoire nous permettait ensuite d’effectuer les relances des factures non réglées à la date du jour.

Les relances se présentaient sous deux formes : soit par des relances téléphoniques, soit par des courriers de relance.

Problème rencontré : de nombreuse relances étaient effectuées alors que le courrier et le règlement se croisaient.

6- La déclaration d’échange de bien (DEB)

Chaque mois, l’entreprise doit établir et transmettre à la douane une déclaration d’échange de bien (DEB) pour les échanges intracommunautaires qu’elle a réalisé avec d’autres entreprises membres de l’Union Européenne.

Avant la saisie des factures, je devais vérifier sur le document :

 le nom du destinataire : toutes les factures devaient être au nom de : SPAL BOISSONS, SCA ENTRETIEN… autrement dit au nom de la filière concernée,

 l’adresse du siège social : 24 rue Auguste Chabrières – 75015 PARIS,

 le n° de TVA de la filière concernée,

Remarque : si ce n’était pas le cas, il fallait demander un avoir et une re-facturation au fournisseur.

 le mot « facture », « rechnug » ou « invoice » devait être noté.

Ensuite, je pouvais procéder à la saisie des factures CEE. Pour cela, il fallait utiliser le MENU DU CONTROLE FACTURES.

Ce qui est saisi dans le MENU est basculé automatiquement dans COTRE par traitement informatique.

A partir de la justification de la DEB aussi appelé listing des fournisseurs étrangers entre états membres de la CEE du mois, je disposais de différentes informations nécessaires pour remplir celle-ci. Puis, dans CITRIX PROGRAM, je devais importer le listing dans le logiciel IDEP/CN8. Ensuite, je devais vérifier les lignes suivantes :

 la nomenclature : il s’agit d’un numéro à 8 chiffres qui représente la marchandise facturée,

 le pays d’origine de la marchandise selon le code du pays (ex : DE pour Allemagne),

 les conditions de livraison (ex : DDP : rendu droits acquittés),

 le masse nette a indiqué en kilogrammes sans décimales qui indique la marchandise dépouillée de tous ses emballages,

 le mode de transport correspond au moyen par lequel les marchandises quittent ou entrent sur un territoire. Il s’agit d’un code à caractère numérique…

La DEB est donc transmise par voie électronique par le logiciel IDEP/CN8 qui est un outil mis à notre disposition par la douane.

Problèmes rencontrés : - par rapport au numéro de nomenclature car nous n’avons pas l’article sous la main. Il est donc difficile de trouver le code précis concernant la qualité, la quantité… (ex : pour le riz s’agit-il d’un riz à grains longs, grains moyens… ?),

- par rapport au poids car celui-ci n’est pas toujours noté ( ex : les boîtes de coton tige).

Contraintes : - il y a des dates à respecter selon un calendrier que l’on obtient en début d’année. En cas de retard, des pénalités s’appliquent.

- il y a un contrôle des douanes qui se fait sur trois ans ; la douane demande toutes les copies des factures et des états de réception d’une filière ou alors demande des factures à partir d’un code de nomenclature.

7- La déclaration de TVA

Chaque mois, l’entreprise doit établir et transmettre sa déclaration de TVA à partir d’INFO NET. La déclaration de TVA est retransmise directement au siège social.

D’une part, je regroupais toutes les écritures intégrées dans le journal 76 qui correspond aux recettes de l’entreprise. Ce regroupement était fait à partir d’un listing qui sortait chaque jour regroupant les différentes écritures passées dans les différents journaux.

Ensuite, j’effectuais une vérification du montant que je trouvais dans mon fichier « Récapitulatif de la TVA sur les ventes » et de la demande que j’effectuais sur le logiciel COTRE en faisant un CILE, CLCC qui permet de connaître ce qui se trouve dans un compte précis d’une période donnée.

D’autre part, je reprenais mon fichier de suivi concernant la TVA sur encaissement (TVA sur les prestations de service) et je pointais avec la demande que j’effectuais sur CILE, CLCC afin de vérifier que toutes mes factures dans mon tableau de suivi était bien comptabilisées et vice-versa.

Remarque : chaque facture non réglée était reportée le mois suivant.

Enfin, j’effectuais à partir de COTRE, un CIPE, CLCC afin de connaître le montant de la TVA sur immobilisations mais aussi le montant de la TVA déductible sur ABS.

Une fois, les montants de TVA déterminés, je pouvais effectuer ma saisie sur INFO NET et comptabiliser mes OD de TVA dans le journal 50 sur