Access

ock…), des commandes (Numéro de la commande, la date de la commande, les produits commandés) et la liste des fournisseurs (la raison sociale, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax…) constituent, par exemple, une base de données. Le nom et l’adresse sont deux champs et chacun des clients constitue un enregistrement. L’ensemble des enregistrements est désigné par le nom ""TABLE". Les champs sont disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

La table

La table est le support physique de l'information. C'est un regroupement d'informations sur un sujet précis.

Les Champs :

Un champ est une catégorie précise d'information dans une table.

Les enregistrements :

Un enregistrement est un regroupement d'informations sur une personne, un lieu ou toute autre chose dans une table.

La Clé

Chaque table contient au moins un champ qui permet d’identifier l’enregistrement, ce champ est appelé "IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.

Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une personne est identifiée par son Nom et son Prénom alors on ne doit pas avoir, dans la même table, deux enregistrements de même noms et de même prénoms.

* Clé primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d'identifier chacun des enregistrements.

* Clé étrangère: c'est un champ issu de la migration de la clé primaire d'une autre table.

Exemple :

RELATIONS :

Dans une entreprise, les informations sont multiples est regroupées par famille (Client, Produits, Fournisseurs, Commandes, Détails commandes…) Pour connaître les commandes d'un client, les produits commandés par un client, le fournisseur d'un produit… il faut établir un lien entre les différentes tables de la base de données.

La notions de relation est extrêmement importante car elle fige d'une certaine manière la liberté d'action pour de garantir une plus grande sécurité dans la cohérence des informations. Informatiquement, la relation est gérée par l'introduction de valeurs communes dans les deux tables liées. Il est donc obligatoire d'avoir un champ commun de même type qui contiendra les données. Ce champ ne peut être que la clé primaire de la première table (table mère) qui devient comme clé étrangère de la seconde table (table fille)

Les relations sont de trois types :

* Relation UN à PLUSIEURS (1---- ∞) :

C’est une relation où chaque occurrence de la première table est liée à un nombre quelconque d’occurrences de la deuxième table, alors qu'à chaque enregistrement de la seconde table ne correspond qu'un enregistrement de la première table.

Exemple :

La relation entre la table Fournisseur et Produit la table est une relation UN à PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par un ou plusieurs produits, mais le produit ne peut être fourni que par un et un seul fournisseur.

* Relation UN à UN (1---- 1) :

C’est une relation où chaque occurrence de la première table participe une et une seule fois dans la deuxième table et réciproquement.

Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même table. Vous pouvez utiliser une relation un à un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de sécurité ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un sous-ensemble de la table principale.

Exemple :

Considérant qu'à chaque commande on émet une facture, de même qu'une facture est émise pour une seule commande ; la relation entre les tables Commande et Facture.

* Relation PLUSIEURS à PLUSIEURS (∞----∞) :

Dans une relation plusieurs à plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table (appelée table de jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs -les clés étrangères des tables A et B. Une relation plusieurs à plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un à plusieurs avec une troisième table. Par exemple, la table Commande et la table Produits ont une relation plusieurs à plusieurs définie en créant deux relations un à plusieurs avec la table Ligne commandes.

MODELISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNEES “COMMANDES CLIENT”

MICROSOFT ACCESS

DEFINITIONS

C'est le SGBDR conçu par la firme Microsoft coopération combinant entre l'interface graphique et les fonctionnalités des systèmes de gestion des bases de données ; ainsi les commandes sont affichées sous forme de boutons, sur lesquels il suffit de cliquer dessus pour les exécuter ; et comme la plupart des SGBDR, Microsoft Access gère six grandes catégories d’objets à l’intérieur d’une base de données : Les tables, Les requêtes Les formulaires Les états Les Macros Les modules.

En effet, à l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.

DEMARRAGE D’ACCESS

Lorsque vous lancez Microsoft Access à l'aide de "Démarrer/Programme/ Microsoft

Access", une boîte de dialogue vous propose les alternatives suivantes :

1- CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES

2- OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE.

CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES

Pour créer une nouvelle base de données, dans la fenêtre d'accueil de Microsoft Access, choisissez l'option "Nouvelle base de données Access", une boîte de dialogue intitulé "Fichier Nouvelle base de données" apparaît.

Dans cette boîte de dialogue, Access vous demande de nommer la base de données.

Cependant, si vous pensez définir plusieurs bases de données donnez-leur des noms évocateurs qui vous permettrons de les retrouver facilement. En cliquant sur le bouton "créer", la fenêtre "base de données" apparaît :

OUVERTURE D’UNE BASE DE DONNEES

Au lancement d’Access, dans la boîte de dialogue “Microsoft Access”, choisissez “Ouvrir un fichier existant”. Vous pouvez, également, ouvrir une base de données à partir du menu “Fichier/Ouvrir…” ou à l’aide du bouton “Ouvrir” de la barre d’outil ou en utilisant les touche de raccourci du clavier. La boîte de dialogue “Ouvrir” apparaît :

LES TABLES

DEFINITION

Les tables sont les objets principaux sur lesquelles repose une base de données. Elles contiennent des enregistrements arrangés selon plusieurs champs. Les tables sont utilisées en deux modes :

* Création : utilisé pour définir ou modifier la structure d’une table. Il est accessible en cliquant sur “Affichage”

* Feuille de données : permet de visualiser et de saisir les données à enregistrer dans une table. Il est accessible en cliquant sur l’icône “Affichage”

CREATION D’UNE NOUVELLE TABLE

Pour créer une table, cliquez sur l’icône Affichage puis choisissez Mode Création, Après il vous demande d’enter le nom de votre Table :

Une nouvelle fenêtre est affichée :

Cette fenêtre est organisée en trois colonnes :

TYPES DE DONNEES

Exemple :

Soit la table Client qui contient les champs suivants :

Pour définir la clé de table, sélectionnez le champ clé (Code_Clt) puis cliquez sur le bouton clé primaire.

Pour pouvoir visualiser votre table, vous cliquez sur le bouton Affichage puis Mode Feuille

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