¨Publipostage

moment, choisir Insérer un champ de fusion. Word a établi un lien avec la source de données où il a repéré les champs de fusion possibles et il propose leur insertion dans le document principal.

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phase 3 : Fusionner les données avec le document

La fusion consiste à remplir les champs de fusion du document principal avec les contenus provenant de la source de données. La fusion peut avoir deux résultats pratiques :

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vers Imprimante entraîne l'impression immédiate des lettres-type en vue de leur routage, vers Nouveau document conduit à la sauvegarde d'un fichier de lettres-type, pour une impression ultérieure par exemple.

Signalons à ce niveau la boite de dialogue Options de requête. Elle permet de trier les enregistrements sur trois champs, ou de les filtrer sur six champs reliés par les opérateurs logiques et/ou. Dans l'exemple de gauche, le publipostage est adressé aux employés habitant Saint-Denis (45560) et dont la date d'embauche est postérieure au 1° janvier 1995.

les sources de données

Tableau Word

C'est la source de données la plus facile à constituer et qui peut convenir dans de nombreux cas. On se prive toutefois des possibilités de calcul offertes par un tableur comme Excel. Le tableau est nécessairement un fichier indépendant qui doit être dépourvu de tout texte hors tableau (et, a fortiori, d'images, schémas etc.). Il peut avoir été saisi avant le publipostage ou être constitué lors de la phase 2 de ce dernier.

Feuille de calcul Excel

La page Excel - Liste de données montre comment on peut constituer une ensemble organisé de données dans une feuille Excel. Rappelons qu'il est préférable que les champs figurent sur la première ligne de la feuille et qu'il n'y ait pas de ligne vierge entre les champs et le premier enregistrement. En utilisant une feuille Excel comme source de données, on peut profiter des possibilités de tri et de sélection de ce logiciel. À partir de la version XP, Word peut distinguer les différentes feuilles de calcul constituant un classeur Excel.

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Base de données Access

C'est la solution la plus puissante, mais aussi la plus lourde à mettre en oeuvre. Au moment de la fusion, Word pointera vers les différentes tables et requêtes de la base de données. Si le document principal de publipostage requiert des informations dispersées sur plusieurs tables, il sera bien sûr nécessaire de prévoir une requête préalablement à la fusion.

Note importante L'insertion dans le document principal Word de champs de fusion entraîne l'inscription dans ce dernier d'un lien avec le fichier qui contient la source de données. Ceci a son importance si l'on procède à un renommage d'un des deux fichiers. Word signale alors à la phase 2 qu'il ne trouve pas la source de données. C'est le moment de rediriger le document principal vers la source de données.

Publipostage avec Word XP et 2003

La logique d'ensemble du publipostage avec Word XP (2002) et Word 2003 est fondamentalement identique à celle des versions précédentes du logiciel. Le publipostage se commande par : Outils + Lettres et publipostage + Fusion et publipostage. Cette commande fait apparaître le Volet Office à droite de l'écran, où se dérouleront les différentes étapes du publipostage. Les différentes étapes sont identiques à celles des versions précédentes de Word. Signalons les particularités suivantes :

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La saisie d'une liste de données (au cas où celle-ci n'existe pas déjà) se fait au format Liste d'adresses Microsoft Office.mdb introduit par la version XP de Word. Il n'est pas nécessaire de disposer d'Access pour lire ce format. En même temps que le choix de la liste des destinataires, apparaît une boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires qui permet de choisir les destinataires individuellement ou selon des critères variés

Cette nouvelle boîte de dialogue a un fonctionnement similaire