Audit Hotelier

un label, l’établissement recours –t-il à des fournisseurs agrées?

 Les demandes d’achat établit par les demandeurs doivent-ils être numérotées pour s’assurer que toutes les demandes soient honorées ? Pour certains produits qui nécessitent un label, l’établissement recours –t-il à des fournisseurs agrées c’est le cas du vin, whiskies ?

 Les sorties de contrôle des prix des produits pratiqués sont-elles prévues pour s'assurer que les conditions d'achat sont les meilleures ?

 Les commandes sont-elles classées dans un chrono séquentiel et régulièrement suivies ?

B- RÉCEPTION :

 Pour les achats de produits périssables frais (légumes, viandes,…), le receveur (réceptionniste) s’assure-t-il qu'il existe un bon de commande pour toute réception et que cette réception correspond au bon de commande en terme de quantité (ou poids), prix et date de livraison ? Pour ces produits , le chef cuisinier est-il présent et contrôle la qualité ?

 La liasse bon de commande, bon de livraison est-elle ensuite remise au contrôleur des coûts ? Pour les achats de produits économat, le receveur compare –t-il les produits reçus aux bons de commande pour s'assurer que la quantité et le prix sont conformes à la commande ?

Ces produits doivent d'abord subir un contrôle qualité par le chef économe qui doit approuver leur réception.

 La liasse bon de commande et bon de livraison est-elle ensuite transmise au contrôleur des coûts ?

 Pour les autres achats (frais généraux), les personnes réceptionnant le bien procèdent-ils à un contrôle d'adéquation entre la commande et la réception, ou vérifient-ils que la prestation fournie est correcte ?

 Une procédure est-elle mise en place par l'hôtel afin d'éviter que des livraisons litigieuses ou non conformes (marchandise abîmée, date de péremption dépassée, différence de prix, qualité médiocre) soient acceptés ou réglées à tort ?

 Les bons de réception sont-ils classés dans un chrono séquentiel ?

 Le rapprochement "bons de commande pré numérotés / demandes d'achats prénumérotés / bons de réception pré numérotés" est-il effectué régulièrement ?

 Le rapprochement "inventaire physique / inventaire permanent" est-il effectué régulièrement ?

 Les achats sont-ils comparés avec les achats budgétés ?

 Une réconciliation est-elle faite régulièrement entre les achats de marchandises et les mouvements d'entrée de stocks ?

 Un listing des commandes non livrées est-il édité régulièrement et est analysé ?

C- RETOURS :

 Les bons de sortie de stocks (retour au fournisseur) sont-ils classés chronologiquement (si possible accompagnés d'une copie du bordereau du transporteur), en attente d'un avoir ?

 Le rapprochement bons de sorties (retours) de stocks / bons du transporteur est-il effectué régulièrement ?

 Le rapprochement bons de sorties (retours) de stocks / avoirs (quantités et prix) est-il effectué régulièrement ?

 Les retours en stock pour les sorties non entièrement consommées sont-ils renseignés sur les fiches correspondantes ?

D- ENREGISTREMENT COMPTABLE :

1. FACTURES

 Toutes les factures reçues sont-elles classées ?

 Toutes les factures fournisseurs sont –elles rapprochées de l'ensemble "bon de commande, bon de réception, demande d'achat"?

 Toutes les factures sont-elles comptabilisées rapidement dés leur réception ?

 Toutes les factures sont-elles contrôlées arithmétiquement par la comptabilité fournisseur ?

 La balance auxiliaire fournisseurs est-elle rapprochée de la balance générale ?

 Les comptes fournisseurs sont-ils suivis régulièrement (vérification de l'absence de double comptabilisation, vérification des règlements, contrôle des retours et avoirs correspondants, lettrage) ?

 Tous les comptes fournisseurs débiteurs sont-ils analysés de façon régulière (absence de double règlement…) ?

 La liste des réceptions non facturées est-elle tenue à jour quotidiennement et sert de base à la comptabilisation des FNP à la fin de l'exercice ?

 Des procédures de séparations efficaces sont –elles mises en place par l'entreprise à la clôture de l'exercice ?

En fin d'année les factures fournisseurs libellées en devises sont-elles converties au taux de clôture de l'exercice (sauf en cas de couverture de change : la dette est alors devenue certaine quant à son montant) et les écarts de conversion sont enregistrés comptablement.

2. AVOIRS :

 Les avoirs sont-ils classés chronologiquement ?

 La comptabilité fournisseur, lors du suivi des comptes et de la procédure d'acceptation des factures, s'assure –t-elle que tout litige ou retour donne lieu à l'émission d'un avoir de la part du fournisseur ?

 Une liste des retours n'ayant pas encore donné lieu à la réception d'un avoir de la part du fournisseur est-elle tenue à jour régulièrement ? En fin d'année cette liste permet-elle de comptabiliser les avoirs à recevoir ?

 Tous les avoirs reçus sont-ils vérifiés quant aux quantités, à la qualité et aux prix (rapprochement bon de retour- avoir - facture) ?

 Les avoirs sont-ils comptabilisés rapidement ?

En cas de contrats d'achats spécifiques avec remises conditionnelles, existe –t-il un suivi par fournisseur et des états issus du système comptable permettant de justifier la base de calcul de ces remises ?

3. REGLEMENT :

 Les factures sont-elles transmises pour approbation au service contrôle pour les achats food et beverage et aux services émetteurs pour les autres achats ? L'accord est-il matérialisé par une signature et un bon à payer ?

 Avant le règlement des factures la comptabilité fournisseurs s'assure –t-elle que les acomptes et les avoirs obtenus sont déduits des paiements ?

 Le règlement d'une facture est-il fait d'après l'ensemble vérifié Bon de commande - bon de réception – demande d'achat – facture ? La mention "réglé le" est-elle apposée sur la facture ?

 Les rapprochements bancaires sont-ils faits mensuellement et vérifiés par des responsables ?

Existe –t-il une liste des personnes habilitées à signer les titres de paiement ? Cette liste est-elle mise à jour régulièrement et communiquée au service comptable et aux banques ?

E- SÉPARATION DES TACHES :

 Des codes d'accès ont-ils été mis en place pour respecter le point précédent et seules les personnes autorisées ont accès aux fichiers, programmes et enregistrements ?

 Les chéquiers sont-ils conservés par une personne indépendante de celle qui émet les chèques, dans une armoire ignifugée et sous clé ?

II. STOCKS ET ÉCONOMAT :

A- SUIVI DES MOUVEMENTS :

 Des réconciliations sont-elles faites régulièrement entre l'inventaire physique et l'inventaire permanent ? Les écarts, sont-ils mis en évidence et expliqués ?

 Les mouvements d'entrée et de sortie de stock sont-ils enregistrés de façon journalière ?

 Suivi numérique des documents suivants :

- Demandes d'achat (liste des achats)

- bons de commandes,

- bons de réception,

 Seules les personnes autorisées ont-ils accès au fichier de l'inventaire permanent ?

 Le service contrôle de coûts contrôle -t-il le stock des points de vente de manière régulière ?

 Le service contrôle vise -t-il tous les bons de sortie des boissons de l'économat ?

Effectue-t-il un suivi des consommations journalières pour la boisson et la nourriture et donne des explications en cas de forte ou de faible consommation ?

Généralement, les différents points de vente ont un stock fixe, le service contrôle s’assure -t-il que la demande du jour j est conforme à la consommation J-1 ?

Le contrôleur des coûts procède –t-il