Dspp Secrétaire Médico-Sociale

te de parution au J.O.: Arrêté de réexamen, date de parution au J.O.: 06/01/2008 Niveau: IV Code de la nomenclature NSF: 324 t - Secrétariat, bureautique Code du titre: TP-00057 RCT02 LISTE DES CERTIFICATS DE COMPETENCES PROFESSIONNELLES: - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social RCT03 LISTE DES CERTIFICATS COMPLEMENTAIRES DE SPECIALISATION: Sans objet RCT04 CARACTERISTIQUES DE LA SPECIALITE: Définition et description de l'emploi-type visé: - Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social prend en charge, au sein des structures médicales et sociales (secteur privé ou public), les travaux administratifs et la logistique des différents services spécialisés en utilisant le vocabulaire, les techniques spécifiques au secteur, dans un environnement informatisé, en respectant les procédures et la réglementation. Il(elle) est soumis(e) au secret professionnel. Le respect impératif du secret professionnel et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est pour lui(elle) une préoccupation quotidienne. Le métier présente une très forte composante relationnelle. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social est un maillon central, en articulation permanente entre les patients ou usagers, les services sanitaires et sociaux, et les autres personnes de l'équipe. Il(elle) organise ses activités de façon autonome, en appréciant les urgences et les priorités. Le(la) Secrétaire Assistant(e) Médico-Social : - rédige des courriers courants et personnalisés, saisit et met en forme des documents à l'aide des logiciels bureautiques et de logiciels spécifiques, - accueille les patients, les usagers et les partenaires extérieurs, répond aux demandes d'information, - filtre et transmet les communications et les messages téléphoniques, - assure la tenue des agendas des professionnels, des plannings de la structure, - organise les réunions, les déplacements, - gère les consommables de son service et suit les ressources communes (petit matériel, fournitures, etc.),

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- assiste à certaines réunions dont il(elle) établit le compte rendu à partir de notes qu'il(elle) a prises. Dans ses tâches spécifiques, il(elle) : - saisit les comptes rendus opératoires ou médicaux à partir d'écrits ou sous la dictée (au moyen d'un dictaphone), - a en charge la relation avec les partenaires extérieurs (mutuelles, organismes sociaux, CAF, CPAM, etc.) et les patients ou usagers, - assure la gestion administrative de nombreux dossiers (admissions, sorties, consultations, prises en charge, préparation à la codification des actes ou des bordereaux de facturation, etc.) nécessitant une connaissance des réglementations, des procédures en vigueur et des nomenclatures, - reçoit et questionne les usagers ou les patients afin de déceler leur problème et de préparer leur prise en charge, - est capable de trouver les informations adaptées, - assure le suivi et la mise à jour de tous ses dossiers, qu'il(elle) classe en respectant les règles strictes de confidentialité et de conservation des documents. Contexte de réalisation de l'emploi - environnement technologique: La fonction de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social peut s'exercer dans le secteur public, semi-public ou privé, dans trois environnements principaux : Le secteur sanitaire : Hôpitaux : Centres Hospitaliers Régionaux / Universitaires / Spécialisés (CHR / CHU / CHS), cliniques, laboratoires de recherche, laboratoires d'analyses médicales, cabinets de médecins, centres de soins dentaires, centres de rééducation fonctionnelle, services médicaux d'entreprises, etc. Le secteur social : Caisses d'allocations familiales, caisses de sécurité sociale, services départementaux ou régionaux, tribunaux pour enfants, services sociaux d'entreprises, centres d'hébergement, etc. Le secteur sanitaire et social : Centres médico-sociaux, maisons de retraite, santé scolaire, médecine du travail, dispensaires, services de Protection Maternelle et Infantile (PMI), etc. L'emploi est soumis à des contraintes d'horaires, hiérarchiques et fonctionnelles : les horaires comportent une variabilité liée à la taille et à la mission de la structure considérée. La nature pluridisciplinaire permanente de la fonction influe sur le rythme de travail. Les patients et les usagers peuvent être en grande difficulté et particulièrement exigeants. RCT05 LISTE DES COMPETENCES PAR ACTIVITE-TYPE: Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe - Produire des documents professionnels courants - Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure - Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure - Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur - Assurer le traitement du courrier - Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous

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- Organiser les déplacements et les réunions - Gérer un stock de consommables Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social - Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d'usagers - Appréhender la situation de l'usager ou du patient lors de l'accueil et tout au long de sa prise en charge - Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de la structure COMPETENCES DIRECTEMENT RATTACHEES A L'EMPLOI-TYPE: Appréhender la fonction de Secrétaire-Assistant(e) Médico-Social dans le périmètre de son champ d'actions et comprendre le fonctionnement et le rôle de la structure.

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RCT06 CRITERES D'APPRECIATION ET SEUILS REQUIS POUR LA TENUE DE L'EMPLOI: ACTIVITE TYPE 1 : ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE - Compétence-type 1 : Produire des documents professionnels courants : - Production de documents adaptés aux besoins - Réalisation dans les délais requis - Choix pertinent du logiciel et des fonctions utilisées - Respect des règles orthographiques et grammaticales - Respect des normes de présentation et règles typographiques - Respect des consignes de mise en forme - Clarté du message transmis et style adapté à l'interlocuteur - Compétence-type 2 : Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service ou de la structure : - Fiabilité de la source - Adéquation de l'information sélectionnée par rapport au besoin - Traitement de l'information adapté à la situation dans un délai imparti - Compétence-type 3 : Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure : - Cohérence de la conception du plan de classement par rapport à la situation - Rapidité d'accès à tout document par un tiers - Clarté des intitulés des fichiers et dossiers - Compétence-type 4 : Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur : - Présentation soignée - Courtoisie - Attitude d'écoute - Expression adaptée à la situation - Pertinence des informations et des réponses données - Compétence-type 5 : Assurer le traitement du courrier : - Affranchissements sans erreur - Ventilation du courrier aux bons destinataires - Respect de la confidentialité - Identification et enregistrements pertinents en fonction des situations (recommandé, chronopost, etc.) - Pertinence des réponses (préparation des éléments et/ou rédaction des courriers)

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- Compétence-type 6 : Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous : - Cohérence de la planification des activités (rendez-vous, réunions, déplacements, etc.) - Respect des contraintes ou impératifs (externes et internes) - Pertinence des priorités -