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n de votre choix...) et d'enregistrements (La liste des destinataires). La technique consiste à fusionner le document Word avec chacun des enregistrements. La destination de la fusion peut être une lettre, une enveloppe, une étiquette, un fichier ou un message électronique.

-3Ce document est issu de http://www.developpez.com et reste la propriété exclusive de son auteur. La copie, modification et/ou distribution par quelque moyen que ce soit est soumise à l'obtention préalable de l'autorisation de l'auteur.

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Le publipostage Word-Excel par SilkyRoad (silkyroad.developpez.com)

II - Créer un document de publipostage

Ce chapitre décrit les étapes nécessaires à la mise en place d'une fusion. La description est basée sur le pas à pas de l'assistant de publipostage Word, complétée par des commentaires personnels.

II-A - La base de données

Ce tutoriel utilise un classeur Excel comme base de données mais il est aussi possible d'utiliser un tableau Word ou une table Access.

Il est important de bien structurer la base de données.

Lorsque vous créez le nom des champs, respectez les conseils suivants: Nom le plus court possible Pas d'espace Pas d'accent Pas de caractères spéciaux

Evitez les vides entre les différentes colonnes. Evitez les lignes vides entre les différent enregistrements.

Quand la base de données Excel est créée, sauvegardez et fermez votre classeur.

II-B - 1ere étape: Sélectionner le type de document

Ouvrez un nouveau document Word Utilisez le Menu Outils Sélectionnez l'option "Lettres et Publipostage" Puis "Assistant de Fusion et Publipostage"

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Le publipostage Word-Excel par SilkyRoad (silkyroad.developpez.com)

Le volet Office apparaît à droite de l'écran. Suivez les différentes étapes proposées par l'assistant.

Sélectionnez le type de document (par exemple "Lettres") dans la liste de choix.

II-C - 2eme étape: Sélectionner le type de document de base

Sélectionnez l'option "Utiliser le document actuel" pour que le fichier Word actif devienne le document principal de fusion.

II-D - 3eme à 5eme étape: Sélectionner la base de données et appliquer une mise en page

Sélectionnez l'option "Utilisation d'une liste existante", puis cliquez sur le bouton Parcourir.

Remarques: Il est aussi possible de créer un publipostage à partir de la liste des contacts Outlook. L'option "Saisie d'une nouvelle liste" permet de créer une nouvelle base de données préformatée (style carnet d'adresses). Cette base sera sauvegardée au format mdb après que vous ayez saisi vos données.

Recherchez et sélectionnez la source de données (le classeur Excel) contenant les informations à fusionner.

La liste des tables s'affiche dans une nouvelle boîte de dialogue. Chaque feuille (ou plage nommée) est considérée comme une table.

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Consultez le chapitre IV pour obtenir plus de détails sur les types de connexion.

Si le classeur contient plusieurs onglets, sélectionnez celui qui vous interesse. Cliquez sur OK pour valider.

Si vous renommez ou déplacez ultérieurement la base de données, vous devrez recréer le lien dans le document principal.

La boîte de dialogue suivante permet de trier et filtrer les destinataires. Chaque colonne (champ) contient un filtre avancé qui permet d'appliquer 5 critères de filtre ET / OU, et 3 critères de tri.

Cliquez sur OK.

Vous pouvez mettre en page votre document Word. Préparez le texte que vous souhaitez envoyer. Vous ajouterez ensuite des champs qui permettront d'afficher les informations contenues dans la base de données. Pour insérer un champ dans le document Word, cliquez sur le bouton "Insérez les champs de fusion", dans la barre de menu "Fusion et Publipostage".

Si la barre de menu "Fusion et Publipostage n'apparaît pas à l'écran:

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Utilisez le Menu Affichage Sélectionnez l'option "Barre d'outils" Sélectionnez "Fusion et Publipostage"

La fenêtre affiche la liste des champs contenus dans la base de données Excel. Choisissez un des Champs (par exemple "leNom").

Ensuite Cliquez sur le bouton "Insérer". Puis sur le bouton "Fermer"

Le champ est inséré dans le document Word à l'emplacement du curseur. Allez jusqu'à la 5eme étape de l'assistant pour visualiser le résultat.

L'assistant propose un outil pour faire défiler les enregistrements et avoir un aperçu des champs insérés.

Vous pouvez aussi utiliser les boutons de la barre de menu "Fusion et Publipostage"

Il existe une 2eme méthode pour insérer un champ dans le document Word:

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Les 3 premières étapes de l'assistant doivent être préalablement réalisées, Puis utilisez le Menu Insertion. Sélectionnez l'option "Champ".

Sélectionnez MergeField (champFusion) dans la liste. Saisissez un des noms de champ contenu dans la base de données, par exemple "laDate" (L'entête de la colonne C dans le classeur Excel). Cliquez sur OK. Le champ "laDate" est ajouté dans le document Word.

II-E - L'étape 6: Fusionner

La préparation est terminée. Vous pouvez lancer la fusion.

Remarque: Pour ne pas gaspiller du papier inutilement, utilisez l'aperçu (étape 5 de l'assistant) pour vérifier que le résultat correspond à votre attente. Revenez sur l'étape 4 pour modifier votre document si nécessaire.

Ensuite, cliquez sur le bouton "Imprimer".

Vous pouvez spécifier l'impression de tout ou partie des enregistrements lors de cette dernière étape.

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