Budgetisation

Une fois que vous aurez réalisé la planification stratégique pour votre organisation, ainsi que votre programme d’action (voir les boîtes à outils sur la planification), car vous devez alors savoir de combien vous aurez besoin afin de réaliser les objectifs que vous avez planifié. Lorsque vous devez déterminer le coût de fonctionnement d’un projet ou d’un service particulier. Lorsque vous voulez demander à un donateur de vous apporter son soutien concernant un aspect particulier de vos activités.

? ?

Boîte à Outils sur la Budgétisation (Première partie) par Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)

1

Budgetisation

(

PRESENTATION p.1

PRINCIPES DE BASE pp.3-31

EXERCICES REUSSIS pp.32-45

Exemples

SOURCES p.46

GLOSSAIRE p.47

Budget général

Détail du budget mensuel

Déclaration de l’écart

Avant de développer un budget p.3

Qu’est-ce qu’un budget? p.4 Les Programmes d’Action p.7 Estimer la nature des frais p.8 Pourquoi un budget? p.5 Qui devrait participer ? p.6

Recommandation pour la budgétisation p.13

Règles de budgétisation p. 13 Définir vos souscatégories p.15 Différents types de budgets p.17 Structure pour estimer les coûts p.10 Techniques de budgétisation p.17 Problèmes de budgétisation p.18

Augmentation des frais du budget p.18 Niveau de détail nécessaire p.18 Montant des imprévus p.20 Budgétisation des projets rémunérateurs p.20 Durées p.20

Le budget p.21

Format du budget p..22 Ajout p.23 Notes p.24 Réactions p.25 Finalisation p.26

Contrôler le budget p.27

Budgétiser pour le suivi p.27 Rapports sur le budget pp.27-29 Surveiller votre marge brute d’autofinancement p.30 Prendre des décisions p.31

D’où viennent les revenus du budget ? p.12

Boîte à Outils sur la Budgétisation (Première partie) par Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)

2

Budgetisation

(

PRINCIPES DE BASE

Avant de développer un budget

Une chose à ne pas faire lorsque vous développez un budget est de le monter au fur et à mesure. De même que pour la plupart des exercices réussis en gestion et en organisation, une bonne gestion en budgétisation demande que les objectifs soient clairs, que la planification soit détaillée, et un temps de réflexion considérable. Au cours des étapes de préparation à la budgétisation, et au cours du développement de votre budget, vous pouvez vous poser les questions suivantes : ? Aurions-nous pu dépenser moins l’année dernière et avoir obtenu quand même les mêmes résultats, voir mieux ? ? Avons-nous gaspillé de l’argent par le passé ? Si oui, est-ce quelque chose que nous pouvons éviter dans le futur ? Dans ce chapitre, nous nous penchons sur les questions suivantes : ? Qu’est-ce qu’un budget, qui devrait participer à la budgétisation, et pourquoi budgétiser ? ? Les programmes d’action ? L’estimation des coûts ? Les sources financières. Vous devrez vous poser toutes ces questions avant de commencer à développer votre budget. Elles sont une extension de la planification, sur laquelle toute budgétisation se fonde. (Voir également les boîtes à outils sur la Vue d’Ensemble de la Planification ; la Planification Stratégique ; le Développement d’un Programme d’Action)

Boîte à Outils sur la Budgétisation (Première partie) par Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)

3

Budgetisation

(

QU’EST-CE QU’UN BUDGET ? Un budget est un document qui transforme les plans en argent – l’argent qu’il faudra dépenser pour que les activités que vous avez planifiées puissent être réalisées (dépenses) et l’argent qu’il faudra obtenir pour couvrir les frais engendrés par la réalisation des activités (revenu). C’est une estimation ou une supposition éclairée, sur ce dont vous aurez besoin en termes monétaires pour réaliser votre travail : Un budget n’est pas : ? Gravé dans la pierre – lorsque cela est nécessaire, le budget peut être modifié, à partir du moment ou vous suivez les étapes nécessaires pour gérer les implications des changements. Par exemple, si vous avez prévu un budget pour acquérir dix nouveaux ordinateurs mais que vous réalisez que vous avez besoin d’un générateur, vous pourriez acheter moins d’ordinateurs afin de pouvoir acheter le générateur. ? Simplement un compte-rendu des dépenses de l’année précédente, auxquelles 15% ont été ajoutés pour couvrir le taux d’inflation. Chaque année est différente. (Consultez également le chapitre sur les techniques de budgétisation.) Il faut que les organisations utilisent la budgétisation pour explorer ce qui est vraiment nécessaire à la mise en œuvre de leurs plans. ? Juste une exigence administrative et financière de la part des donateurs. Le budget ne devrait pas être préparé dans le cadre d’une proposition de financement puis ressorti de temps en temps et dépoussiéré lorsque l’heure arrive de réaliser un rapport financier pour le donateur. C’est un outil vivant qu’il faut consulter quotidiennement, vérifier tous les mois, suivre constamment, et utiliser avec créativité. ? Un tableau optimiste et irréaliste du prix des choses – ne sous-estimez pas le prix des choses dans l’espoir que cela vous permettra de collecter l’argent dont vous avez besoin. Il vaut mieux rendre l’argent non dépensé aux donateurs que de devoir réclamer « un peu plus » pour pouvoir terminer le travail. Les deux questions clés auxquelles vous devriez être capable de répondre concernant la question de la budgétisation sont : ? Pourquoi un budget ? ? Qui devrait participer à la budgétisation ?

Boîte à Outils sur la Budgétisation (Première partie) par Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)

4

Budgetisation

(

Pourquoi un budget ? Pourquoi est-il important pour une organisation, un projet ou un service d’avoir un budget ? Le budget est un instrument de gestion essentiel. Sans budget, vous êtes comme un pilote qui essayerait de se diriger dans le noir sans le moindre instrument. ? Le budget vous indique combien d’argent vous avez besoin pour pouvoir mener à bien vos activités. ? Le budget vous oblige à être rigoureux en réfléchissant aux implications de ce que vous avez planifié pour votre activité. Il arrive parfois que les réalités du processus de budgétisation vous forcent à repenser vos programmes d’action. ? Utilisé correctement, le budget vous indique à quel moment vous aurez besoin de certaines sommes d’argent pour mener à bien vos activités. ? Le budget vous permet de contrôler vos revenus et vos dépenses et d’identifier tout problème. ? Le budget constitue une base à la responsabilité et à la transparence financière. Quand tout le monde peut voir combien vous avez dépensé et combien vous avez reçu, ils peuvent questionner les anomalies de manière éclairée. ? Vous ne pouvez collecter d’argent des donateurs à moins d’avoir un budget. Les donateurs utilisent le budget comme une base pour leur permettre de décider si ce que vous demandez est raisonnable et correctement planifié.

Boîte à Outils sur la Budgétisation (Première partie) par Janet Shapiro (email: nellshap@hixnet.co.za)

5

Budgetisation

(

Qui devrait participer à la budgétisation ? La budgétisation est un travail difficile qui demande des responsabilités. La capacité de votre organisation à réaliser les activités planifiées et à survivre financièrement dépend de la budgétisation. La personne qui s’en charge doit : ? Comprendre les valeurs, la stratégie et les plans de l’organisation ou du projet; ? Comprendre ce que signifie ce que sont la rentabilité et le bon rapport coût/performance (voir Glossaire) ; ? Comprendre ce qu’impliquent la création et la collecte de fond. Pour vous assurer que vous comprenez bien tous ces éléments, c’est s ouvent une bonne idée que de monter une petite équipe chargée de la budgétisation. Il se peut que cela signifie qu’une seule personne prépare un budget provisoire qui est ensuite discuté et commenté par l’équipe. Lorsque le personnel est suffisamment compétent pour endosser l’intégralité de la responsabilité de l’aspect financier de l’organisation