Inventaires

nent consiste à comptabiliser en permanence les entrées et les sorties, et de connaître ainsi le stock dont on dispose. Tous les stocks sont gérés de cette façon aujourd’hui ; mais bien sûr cela n’exclut pas les écarts car il s’agit de valeurs calculées, donc théoriques.

3) L’inventaire aveugle :

L’inventaire aveugle est un contrôle par comparaison de l’inventaire permanent aux quantités effectivement observées dans le magasin. Il consiste à sonder au hasard une ou plusieurs références. L’usage de l’identification automatique rend cet inventaire infiniment plus rapide et plus sûr.

4) L’inventaire tournant :

L’inventaire tournant est également un contrôle comme le précédent. Il consiste à répartir le comptage tout au long de l’année. Chaque jour (ou chaque semaine) le magasin va comptabiliser un certain nombre de références. Cela peut se faire au passage à zéro : zéro dans les fichiers informatiques ou zéro sur les étagères.

Un entrepôt étant généralement ouvert entre 220 et 250 jours par an, il est conseillé de procéder aux vérifications pendant 200 jours, en traitant environ 1/200è du stock chaque jour. Les jours ouvrables restants permettront de régler le problème des pointes ou des épidémies hivernales touchant le personnel.

LA PREPARATION DE L’INVENTAIRE

Avant l’inventaire :

- Prévenir les fournisseurs et les clients des dates, un mouvement d’entrée ou de sortie des produits ne peut avoir lieu.

* Ranger le magasin, ce qui signifie de mettre chaque chose à sa place, de nettoyer le magasin.

* Organiser le travail en constituant des équipes, en rédigeant la procédure, et en informant le personnel de cette procédure.

* Prévoir le matériel nécessaire (Transpalette, roll, diable, stylo, calculettes…)

Pendant l’inventaire :

* Les équipes : il convient d’abord de constituer des équipes de comptage dont le nombre est fonction de l’importance du travail à réaliser.

Le gel du stock et l’édition des listings :

Dès la fin de l’activité du magasin, le stock est informatiquement gelé afin qu’aucun mouvement ne soit effectué. Puis on procède à l’édition des listings d’inventaire comportant la liste des produits classés par ordre de rangement suivant la procédure de comptage.

Les comptages :

Tous les produits sont comptés par une équipe. Le magasin est divisé en zones géographiques, et chaque équipe se voit confier un ensemble de zones où elle va opérer. Après chaque comptage, pour visualiser la fin de l’opération de comptage, on imposera une gommette de couleur (ou un autre signe) sur les matériels inventoriés.

Le responsable d’inventaire tient une comptabilité des listings d’inventaire en notant l’heure de remise des documents et l’heure de retour après comptage.

Une personne est chargé du rapprochement des comptages. S’il y a un écart entre le comptage et le listing d’inventaire, pour le même article, dans le même emplacement, un nouveau comptage est effectué par une autre équipe.

LES SAISIES, LA SORTIE DE L’ETAT DES ECARTS

Au fur et au mesure des comptages et du contrôle on peut procéder, s’il n’y a pas d’erreur, à la saisie des quantités inventoriées, et à la fin de cette saisie, à l’édition de l’état des écarts d’inventaire.

UNE PREMIERE ANALYSE DES ECARTS

Il convient de procéder à une première analyse des écarts, car un certain nombre peuvent provenir d’erreurs grossières de saisies ou de mauvaises imputations que l’on peut immédiatement redresser.

S’il n’y a pas d’écarts :

* Le dégel du stock :

On est généralement contraint à procéder rapidement au dégel du stock pour permettre aux autres services de reprendre leurs activités.

S’il y a des écarts :

LA SECONDE ANALYSE DES ECARTS :

Compte tenu des impératifs ci-dessus, l’analyse approfondie des écarts est généralement faite après le dégel du stock..