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Fiche de communication écrite

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Par   •  27 Octobre 2020  •  Fiche  •  1 110 Mots (5 Pages)  •  6 173 Vues

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BTS Gestion de la PME - Session 2020

 E4 - Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom du candidat

PATERN Charles

Numéro de candidat

Fiche de situation professionnelle

◻ GRCF

◻ Communication orale

🗹  Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

SP

Modalité de réalisation

Avant la formation

Pendant la formation en établissement

🗹 Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Juin Juillet 2020

Condition de réalisation

🗹 En autonomie

 Accompagnée

En observation

Durée de réalisation

Activités concernées

🗹 Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

🗹 Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

 Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Envoi des menus à la clientèle du restaurant suite à la mise en place de vente à emportée

Lieu, période et durée de réalisation  

L’alchimie 49 rue Saint Jean Bayeux 1440

J’effectue mon travail à l’accueil du restaurant

Ce travail m’a pris 2H pour la conception du premier mail avec la création et la mise en forme des menus puis 30-40 mins chaque semaine.

Cadre de la Situation professionnelle

  • Cadre général :

L’alchimie société à responsabilité limitée est en activité depuis 8 ans. C’est une entreprise de restauration traditionnelle, située à Bayeux, dans le calvados. Le restaurant l’alchimie sert des plats de la cuisine traditionnelle française depuis 2012.

Au sein de l’entreprise l’alchimie je suis chargé durant ma période de stage  de la gestion et des différentes tâches administratives

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

-Transmission des menus à la clientèle  de manière hebdomadaire

-Réalisation des menus chaque semaine

- Maintenir l’activité de l’entreprise malgré le Covid-19

Acteurs et relation entre les acteurs

-Acteurs :

 Moi stagiaire, la clientèle du restaurant l’alchimie

-Relation entre les acteurs :

 Relation commerciale, mise à disposition par mail des menus hebdomadaire à la clientèle du restaurant.

Objectif

-L’objectif est de maintenir l’activité du resautant l’alchimie situé à Bayeux durant la période de confinement et post-confinement, Grâce à la mise en place d’un système de vente à emporter.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

-Pour mener a bien cette situation de communication écrite, je me situe à l’accueil du restaurant, j’ai donc accès à tous les outils nécessaires à la réalisation de mon travail.

-Je n’avais pas de contraintes sur le support à utiliser pour réaliser la présentation des menus.

-Ma seule contrainte était d’envoyer impérativement les menus le vendredi pour la semaine suivante

Ressources à disposition

-La liste des adresses mails des clients

-La liste des plats proposés durant la semaine

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Application Publisher :  Mise en place et mise en forme des menus à envoyer à la clientèle de l’entreprise.

Application Outlook : Boite mail de l’entreprise afin d’envoyer le mail contenant les menus à la clientèle.

Productions réalisées

Production des menus hebdomadaire à destination des clients de l’entreprise.

Ecrits professionnels produits

- Forme de communication : échange formel, indirect

-Menus hebdomadaires

-Mails rédiger pour la clientèle

Oraux professionnels

Aucun oral professionnel

ANALYSE

Analyse de la situation

Suite à la mise en place du confinement dû au Covid-19 le restaurant l’alchimie situé à Bayeux, à décider de mettre en place de la vente à emporter afin de conserver une activité malgré l’incapacité d’accueillir de la clientèle.

Suite à cette prise de décision, il a été choisi pour plus de simplicité d’établir chaque semaine un menu  proposant différents plats  à proposer à  la clientèle du restaurant (à cause du confinement certains produits habituellement disponible facilement ne l’était plus, de plus les commande n’étaient effectuées une seule fois par semaine et en beaucoup moins grandes quantité).

Avec la mise en place de la vente à emporter, le restaurant à choisi de vendre ces entrées, plats et desserts dans des barquettes. Pour cela nous avons dû ajouter à notre commande hebdomadaire faite au fournisseur Métro, composée essentiellement de produits d’entretiens les barquettes servant au conditionnement des aliments ainsi que des sacs plastiques pour le transport.

 

Il a fallu également trouver une solution afin faire parvenir l’information ainsi que les menus aux clients de l’entreprise, pour cela nous avons choisi de tenir informer la clientèle du restaurant grâce à l’envoi de mails, informant en premier lieu de  l’ouverte de la  vente à emporter et par la suite l’envoi du menu hebdomadaire établi chaque semaine proposant différentes entrées, différents plats ainsi que différents desserts.

J’ai donc été charger de la réalisation et de la présentation des différents menus chaque semaine, la rédaction et l’envoi du premier mail expliquant la mise en place du service à emporter ainsi que la présentation du premier menu proposé, la rédaction des mails suivants proposant les menus de semaines suivantes.

-J’ai donc rédigé sur le logiciel Word le corps du premier mail à envoyer afin d’informer les clients de l’ouverture de la vente à emporter et en indiquant :

  • L’adresse du restaurant
  • Les horaires d’ouverture pour la vente à emporter
  • Le numéro à contacter afin de passer commande
  • Les mesures de sécurité à respectée au moment du retrait de la commande

En y ajoutant le menu de la première semaine afin d’informer les clients des disponibilités.

-Par la suite j’ai rédigé le corps du mail qui sera envoyer les semaines suivantes afin d’informer la clientèle du nouveau menu hebdomadaire disponible, ce mail rappel plus ou moins les mêmes informations que le premier mail.

J’ai ensuite dû mettre en enforme grâce à Publisher le menu de base qui sera transmis aux clients par mails.

Ce menu sera le modèle de base que je modifierais chaque semaine pour mettre à jour le menu hebdomadaire.

Pour la mise en forme de ce document j’avais comme consigne de soigné la présentation du menu et que ce dernier soit clair. Pour cela j’ai réalisé un document sur Publisher en respectant les différents critères imposés.

J’ai ensuite mise en forme le mail en y incorporant le corps du mail précédemment crée, ainsi que le document réalisé sur Publisher comportant le menu hebdomadaire, j’ai ensuite mis dans l’onglet « destinataire » la liste des adresses mails des clients, et j’ai indiqué dans l’objet du mail l’ouverture de la vente à emporter.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

Cette situation m’a permis de réaliser un document sur l’application Publisher sur laquelle je n’avais encore jamais réaliser de document concret.

La communication à était efficace grâce à la clarté du mail avec les différentes informations

Cette situation m’a également permis d’avoir connaissance de la démarche à suivre en cas de mise en place de vente à emporter et vis-à-vis de l’information client.

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