Fiche Grcf

|

|Le service client comprend le service des offres et marchés, quotidiennement les assistantes commerciales de ce service ont un rôle de |

|traitements des appels des appels d’offres. |

|J’ai observé pendant une semaine la détection, l’analyse et le suivi des appels d’offres. |

| |

|Contexte relationnel : |

| |

|J’ai observé pendant une semaine et aider plusieurs fois à la réalisation d’appel d’offre, en collaboration avec les assistantes commerciales |

|du service des offres et marchés. |

| |

|Contraintes : |

|Matérielles : logiciel BPCS, |

|Organisationnelles : temps, |

| |

|Ressource : |

| |

|Objectifs : |

| |

|L’objectif d’un appel d’offre est d’y répondre par une offre commerciale et de déclencher l’achat du client. |

|Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : |

|Matériel |

|Réseau |

|Logiciels |

| |

|Ordinateur |

|téléphone |

|Internet |

|Suite bureautique Microsoft 2007 |

|Outlook |

|BPCS AS400 |

| |

|Activité |

|Description de l’activité (tâches, méthodologie) : |

| |

|Détection de l’appel d’offre : |

|L’entreprise possède un prestataire qui sélectionne dans le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics) les appels d’offre qui |

|concerne l’entreprise ; ensuite le prestataire envoi les offres par mail aux trois assistantes commerciales du service offres et marchés. |

| |

|Analyse de l’appel d’offre : |

|L’assistante commerciale diffuse auprès du commercial concerné l’appel d’offre (celui qui gère l’établissement qui lance l’appel) |

|Une fois le retour du commercial qui détermine les lots retenues et à quel prix, l’assistante commerciale prépare l’appel d’offre (Première |

|partie : partie administrative avec les formulaires officielles et seconde partie : l’offre selon le cahier des charges). |

|Elle prépare également les échantillons de nos produits si l’établissement a demandé des échantillons avec l’appel d’offre. |

| |

|Suivi des appels d’offres : |

|Le dossier constitué est envoyé à l’établissement concerné selon ses exigences par l’un de nos transporteurs. |

|Notification c’est la réponse positive d’un appel d’offre : quand l’assistante commerciale reçoit une notification, la comptabilité donne un |

|numéro de marché à attribuer et à entrer dans le logiciel BPCS pour faire le lien entre le produit commandé et le marché correspondant. Les |

|prix négociés du marché pour une période donnée lors de l’appel d’offre sont alors rentrés dans le logiciel BPCS. Puis l’appel d’offre retenu |

|est répertorié dans un tableau Excel. |

|Si la réponse de l’appel d’offre est négative, elle est transmise au commercial, et classer dans les Appels d’offre non retenu. |

| |

|Dossier numérique : |

|Dossier papier : |

| |

|Classeur Excel : tableau de suivi des appels d’offres |

|