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us voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. Pour cela, appelez l'option RECHERCHER du menu ÉDITION, ou Ctrl + F, le dialogue ci-après s'ouvre alors.

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Tapez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU, puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Il trouve ici le client – DURAND.

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Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.

Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez taper entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un client contenant le nom DUPONT vous devez taper ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules si vous tapez DU votre recherche ne pourra aboutir.

Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous tapez votre mot pour la recherche. Par exemple, si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez taper l'abréviation : DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas ou bien l'inverse. Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect.

Filtrer la liste

Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s’avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d’éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement. Voici le module de gestion des filtres :

Il est composé d'un menu déroulant Filtrage. Nous allons ici réaliser une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Sous les premiers outils de commande, vous retrouvez le menu déroulant Filtrage qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Par exemple, vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris.

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choisissez l'option Filtre dans le menu déroulant Filtrage. Dans la fenêtre qui vous est présentée, indiquez les informations nécessaires pour votre recherche :

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Indiquez Ville dans la zone Rubrique en cliquant sur l’icone liste des rubriques Clients/Tiers. Indiquez est égal à dans la zone Conditions. Indiquez Paris dans la zone Valeur.

, un dialogue s’ouvre avec la

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Par défaut, l’option Simple est cochée, et la case à cocher Conditions multiples reste vide.

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Cliquez [OK], vous retrouvez alors uniquement dans votre liste les clients résidents dans la ville de Paris. Ciel Devis Factures vous donne la possibilité d'enregistrer vos conditions et ainsi de rappeler votre recherche d’un simple-clic. Pour cela, appelez l’option Enregistrer sous du menu local Filtrage puis donnez un nom à votre filtre. Ce filtre apparaîtra ensuite dans le menu local Filtrage.

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Si vous souhaitez annuler votre filtre, choisissez l’option Pas de filtre dans le menu Filtrage, la liste complète est alors à nouveau présentée.

Ouvrir une fiche client

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Appelez la Liste des clients depuis la BARRE D’OUTILS ou bien directement par le menu LISTES, double-cliquez sur le client que vous souhaitez ouvrir.

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Créer un client

LISTES, commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer].

Par défaut le menu Type affiche Client, c’est donc un nouveau Code client qui s’affiche, celui-ci vous est proposé lorsque vous créez une fiche client. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. Vous devez ensuite saisir son Nom. L’icone vous permet d’ajouter un commentaire.

Trois onglets Fiche, Complément et Contact sont ensuite à compléter.

L’ONGLET FICHE

Dans l’onglet Fiche vous indiquerez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, télécopie, adresse E-mail etc.)

L’ONGLET COMPLEMENT

L’onglet Complément vous propose d’affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. Choisissez celle-ci à l’aide de l’icone de liste ou bien créez-en une nouvelle à l’aide du bouton [Créer]. De la même manière vous allez sélectionner le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements, celui-ci pourra bien entendu être modifié. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l’en-cours du client.

L’ONGLET CONTACT

Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, c’est dans l’onglet Contact que vous allez le retrouver. Vous pouvez à l’aide du bouton [Créer un contact] autoriser la création d’un nouveau contact. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d’outils ou bien par le menu Listes, commande contacts.

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LES ARTICLES

Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans Ciel Devis Factures, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. LISTES, commande ARTICLES ou bien appelez la liste des articles depuis la barre d’outils.

Les articles fonctionnent de la même manière que les clients, ceux-ci sont disponibles sous forme de liste, à ce stade vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.

La fiche article

LISTES – commande ARTICLES bouton [CREER]. Le Code (alphanumérique) de l’article s’affiche automatiquement (même principe que pour le code d’un nouveau client).

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Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. Saisissez le Libellé complet de l’article. Si le libellé n’est pas suffisant ou encore si vous voulez préciser d'autres caractéristiques de l’article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d’enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).

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Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris.

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Saisissez le Prix de revient de l’article soit le prix auquel vous l’avez acheté. Saisissez ensuite le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l’article sera facturé.

Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT Choisissez le taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l’aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.

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Choisissez votre Poste de recettes accessible à l’aide de l’icone d’appel de liste. Cliquez sur [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article. Le bouton [Ok et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d’en créer un nouveau.

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CREATION D’UN DEVIS

Préparer

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