Les Procedures Comptables

.............................. 13

H.2.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES .......................................................................................... 13

H.2.7 CODIFICATIONS FINANCIERES ............................................................................................ 13

H.2.8 CODIFICATIONS GEOGRAPHIQUES ................................................................................... 13

H.3 SCHEMAS COMPTABLES .............................................................................................................. 14

H.3.1 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE L’AGENCE ....................................... 14

H.3.2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES ................................................................................ 17

H.3.3 OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ...................................................................................... 20

H.3.4 MOUVEMENTS DE FONDS ..................................................................................................... 22

H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS ........................................................................................... 23

H.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ................................................................................................... 23

H.4.2 DELAIS DE CONSERVATION ................................................................................................. 23

H.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE .......................................................... 23

H.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE ................................................................... 23

H.4.5 PLAN D’ARCHIVAGE ............................................................................................................... 24

H.5 TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE .................................................................................................... 25

H.5.1 EDITIONS PERIODIQUES ........................................................................................................ 25

H.5.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES .................................................................. 25

H.5.3 ECRITURES DE REGULARISATION ..................................................................................... 25

H.6 ETATS FINANCIERS........................................................................................................................ 26

H.6.1 ETATS FINANCIERS DE L’AGENCE ..................................................................................... 26

H.6.2 ETATS FINANCIERS DE PROJETS EXECUTES ................................................................. 26

H.7 ANNEXES DU MODULE ................................................................................................................... 28

ATRACOM-Centrafrique

Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables

Procédures Comptables 2

H.1 ORGANISATION COMPTABLE

H.1.1REFERENTIEL COMPTABLE

La comptabilité de l’Agence est tenue selon les règles du plan comptable applicable dans

le pays siège de l’Agence : c’est le référentiel comptable. Ce référentiel est adapté au

secteur d’activité de l’Agence et à la normalisation comptable internationale.

Exemples de référentiels comptables : SYSCOA, Système Comptable de l’OHADA, etc.

ATRACOM-Centrafrique

Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables

Procédures Comptables 3

H.1.2CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers de l'Agence. Il enregistre

les flux financiers, les classe et, périodiquement, en fait la synthèse sous forme de tableaux

qu'il présente aux responsables et aux partenaires de l'Agence pour les renseigner sur les

résultats des activités exécutées et leur permettre de prendre les décisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système comptable et

l'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de :

è fournir aux périodes convenues les situations financières requises,

è répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'Agence.

Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires de l'Agence pour

les aider à planifier, contrôler et évaluer l’exécution et les résultats des opérations.

Pour assurer une information fiable sur ses activités, l’Agence tient :

è une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux

principalement externes permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par le

SYSCOA ;

è une comptabilité analytique comportant l'imputation des transactions selon le découpage

analytique de ses activités (projets, composantes, sites géographiques, etc.), leur traitement et

la production des états analytiques d'activité ;

è une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des

dépenses, le suivi, la révision des crédits; et la production des états budgétaires ;

è une comptabilité financière traitant des opérations de mobilisation, de justification et de suivi

des fonds reçus dans le cadre des conventions de financement ;

è une comptabilité des marchés permettant de suivre l'exécution des engagements (bons de

commande, contrat) pris par l’Agence dans le cadre de l'acquisition des biens et services pour

elle-même ou pour ses mandants (facultatif).

La comptabilité de l'Agence est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et

financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après :

è un module de comptabilité générale et auxiliaire,

è un module de comptabilité analytique

è un module de suivi budgétaire,

è un module de suivi des marchés,

è un module de suivi des conventions financières,

è un module de suivi des immobilisations.

Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables et leur

consolidation. Chaque progiciel répond, au moins, aux sept (7) conditions suivantes :

è tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de

l'imputation de l'opération ;

è l'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute

suppression, addition ou modification ultérieures ;

è la chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition

ultérieure ;

è les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de valeur comptable

des opérations ;

è les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ;

è l'organisation comptable informatisée garantit les contrôles a posteriori ;

è les éditions du système sont datées et numérotées.

ATRACOM-Centrafrique

Manuel de Procédures Administratives