Le Reporting Nouveau

Un "rapport réussi" est un rapport suffisamment pertinent et correctement présentés pour intéresser ses destinataires, soutenir l'attention et susciter des commentaires constructifs.

La démarche se déroule en 6 temps :

* 1. Choisissez les bons objectifs

Quel message souhaite-t-on transmettre ? C'est la première question à se poser lorsque l'on élabore un rapport à diffuser.

* 2. Collectez les données

Tout commence par une parfaite collecte de données. L'informatique et lesoutils d'ETL ne suffisent pas. Il ne faut pas hésiter à consulter autour de soi pour confronter les enseignements et valider les données une fois placées en perspective avec la réalité des activités.

* 3. Transformez les données en information

On évitera de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre de données risque de détourner l'attention et de perturber la perception du message. Il est préférable de se focaliser uniquement sur les informations essentielles. Pour cela il faut au préalable bien définir le message à faire passer. Le tri des données entre "le bon grain et l'ivraie", "les vital few and trivial many" de Vilfredo Pareto confirmé par Joseph M. Juran, sera effectué en référence à la première étape : "choisissez les bons objectifs".

* 4. Optimisez le rapport

Un bon rapport interpelle ses destinataires. Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d'information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables. Pour que le sens de l'information soit transmis sans distorsion, il est important de choisir le bon graphique et les bonnes couleurs. Voir notamment Choisir le bon graphique.

* 5. Limitez le nombre de présentations graphiques

Un bon rapport est un rapport simple. Là encore, il ne faut pas surcharger le rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que l'on souhaite transmettre. Pour ne pas perdre de vue ce principe fondamental de la transmission d'information, les concepteurs anglo-saxons utilise le sigle KISS pour Keep It Simple, Stupid !, vraisemblablement un clin d'oeil au film de Billy Wilder : Kiss me stupid ! (Embrasse-moi Idiot !)

* 6. Ne perdez aucune occasion de Feed Back

Comment est perçu le message ?

Il est toujours profitable d'étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires dans une logique d'amélioration continue.

Les différents types :

* De suivi d'activité

Le modèle classique de contrôle périodique de l'activité d'une entité placée sous une autorité

* Financier

Suivi des budgets et autres éléments de l'analyse financière, voir la page suivante Reporting financier

* Projet

Suivi d'avancement et communication autour d'un projet relativement conséquent

* Social

Dans le cadre de la Responsabilité Sociale des Entreprises

* Développement durable

Voir le dossier Développement durable, le bilan carbone et le tableau de bord du développement durable et notamment le global Reporting initiative et les indicateurs du développement durable

Quelques produits types

* SAP Business Object Crystal Report

* Cognos Report Net

* Oracle Report ...

* Et bien sûr Microsoft Excel...

Les outils Open Source

* Jasper report www.jaspersoft.com