Contrôle De Gestion

ortefeuille, l'externalisation vers un assureur et l'IMF en tant qu'assureur.

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L'ASSURANCE ET LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE

Étant donné l'importance du contrôle et de la tarification des produits d'assurance, les IMF qui n'externalisent pas et deviennent elles-mêmes une compagnie d'assurance doivent tenir une comptabilité séparée pour les opérations d'assurance. Celles qui externalisent ou assurent leur portefeuille de prêt peuvent se contenter d'une seule comptabilité mais doivent tenir des comptes distincts, dédiés à leurs opérations d'assurance.

Opérations réalisées en cas d'assurance du portefeuille

Lorsque l'IMF assure son portefeuille de prêts, les opérations comptables sont très simples. Elles reflètent simplement le paiement des primes par l'IMF à l'assureur et le traitement des sinistres, comme le montre le tableau 6.1.

Tableau 6.1 Opérations comptables en cas d'assurance du portefeuille 25

Débit 1. Paiements des primes (par l'IMF à l'assureur) 2. Comptabilisation d'avance de la prime mensuelle (pour les primes mensuelles concernées) 3. Notification des sinistres Assurance prépayée (A) Frais d'assurance du portefeuille (D) Demandes d'indemnité en cours de traitement (A) Crédit Banque (A)

Assurance prépayée(A)

Frais de sinistres (pour la franchise ou la partie noncouverte par l'assurance)(D) Intérêts perçus (intérêts comptabilisés d'avance pour la période séparant le décès et la date de notification du sinistre)(R)

Compte prêt (A) (de l'emprunteur décédé) Intérêts à recevoir (A) (concerne les intérêts comptabilisés d'avance dus sur le prêt)

4. Encaissement des indemnités

Banque (A)

Demandes d'indemnité en cours de traitement (A)

Primes

L'IMF paie généralement des primes trimestrielles, semestrielles ou annuelles. Une ristourne est généralement accordée en cas de paiement annuel, même si des paiements mensuels peuvent davantage correspondre aux flux de trésorerie de l'institution. Si celle-ci paie des primes anticipées, elles sont considérées comme des charges payées d'avance (1) et ensuite portées en compte comme

25 Chaque compte indique le type de compe de bilan: A (Actif), P (Passif), R (Revenus), D (Dépenses).

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LE CONTROLE DE GESTION

une charge mensuelle (2). Les IMF qui paient une prime mensuelle ne doivent pas nécessairement utiliser la méthode de régularisation, il leur suffit de débiter directement les charges relatives aux assurances et de les créditer à la banque.

Sinistres

En ce qui concerne la notification du sinistre (3), l'IMF doit enregistrer l'opération lorsque la demande d'indemnité arrive du terrain et non lorsque l'assureur paie l'indemnité. Le solde impayé et les intérêts à recevoir seront liquidés à la date du décès. Si l'IMF utilise une administration selon la méthode de comptabilisation en créances et en dettes, il peut être nécessaire de contrepasser les écritures relatives aux intérêts courus après le décès. Prenons l'exemple de l'IMF ABC, qui est assurée à hauteur de 80 pourcents du capital et des intérêts perdus en cas de décès de l'emprunteur. Un client décède le 1er mars en laissant un solde impayé de 22,50 USD et un intérêt à recevoir de 1,75 USD. L'IMF est notifiée du décès le 16 mars, date à laquelle les sommes dues sont de 22,50 USD et 2,25 USD. (Remarque: le statut du client en matière de remboursement n'affecte en rien la couverture; l'intérêt dû a été comptabilisé d'avance par l'IMF.) Cette opération sera comptabilisée comme suit:

Pièce tive justifica

55-001

Pièce justificative de journal 55-001

Compte Débit 19,40 4,85 0,50 Crédit

Demandes d'indemnité en cours de traitement ((22,50+1,75) x 0,8) (A) (Rem. représente l'indemnité à recevoir de l'assureur) Frais de sinistres ((22,50+1,75) x 0,2) (D) (Rem. Portion du sinistre non-couvert) Intérêts perçus (2,25-1,75) (R) (Rem. contre-passation des intérêts comptabilisés d'avance pour la période séparant le décès et la date de notification du sinistre) Compte Prêt (A) (Rem. Principal à la date du décès) Intérêts à recevoir comptabilisés d'avance (A) (Rem. Intérêts comptabilisés d'avance comme à recevoir à la date de notification) Total

22,50

2,25 24,75 24,75

Demande d'indemnité suite au décès de Mme XYZ. Date du décès = 1er mars 2000. Demande soumise à la Compagnie d'assurance XYZ le 16 mars 2000.

Il est également possible d'adopter une solution plus simple, qui consiste, à la date du décès, à radier le montant du prêt des montants provisionnés pour créances douteuses. Ce montant est ensuite traité comme toute autre créance douteuse, à savoir débité du montant provisionné et crédité au compte prêts. Simultanément, les intérêts courus sont contrepassés des intérêts perçus.

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L'ASSURANCE ET LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE

Cependant, il est important de suivre la valeur des sinistres-décès et de les distinguer des autres créances douteuses. L'assureur qui choisit cette solution doit donc créer un compte spécifique "provisions pour sinistres-décès", qui sera un compte de contrepartie (ou de provision) du compte prêts. La transaction relative au prêt de Madame XYZ sera donc comptabilisée comme suit:

Pièce tive justifica

55-001.1

Pièce justificative de journal 55-001.1

Compte Débit 22,50 2,25 Crédit

Provisions pour sinistres-décès (compte de contrepartie actif) (Rem. Ceci est la radiation du principal) Intérêts perçus (R) (Rem. Contre-passation de l'ensemble des intérêts comptabilisés d'avance jusqu'à la date de notification. Ceci suppose un passage en écritures à la date du jour de la notification) Compte Prêt (A) (Rem. Principal à la date du décès) Intérêts à recevoir comptabilisés d'avance (A) (Rem. Intérêts comptabilisés d'avance comme à recevoir à la date de notification et de passage en écritures) Total

22,50

2,25

24,75

24,75

Demande d'indemnité suite au décès de Mme XYZ. Date du décès = 1er mars 2000.

6.1 ENCAD

RE

Exemples de pièces justificatives et de journaux séparés

Pour des raisons de simplicité, les exemples de pièces justificatives présentées dans ce manuel portent sur les opérations comptables d'une seule société. Si l'IMF n'externalise pas les activités d'assurance, elle doit tenir une comptabilité séparée pour ses opérations d'assurance. Dans ce cas, les opérations décrites ci-dessus (primes et sinistres) seront reportées sur deux pièces justificatives, une pour la comptabilité générale de l'IMF, l'autre pour la comptabilité relative à l'assurance. Si des transactions sont réalisées entre les deux secteurs d'activité, les comptes intersociétés comme "à recevoir de l'IMF" (ou de l'IMF agissant comme assureur) ou "dû à l'IMF" (ou à l'IMF agissant comme assureur) doivent être utilisés. Ces comptes donnent souvent lieu à des problèmes de concordance s'ils ne sont pas gérés avec soin. Il faut donc les faire concorder et les arrêter quotidiennement.

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LE CONTROLE DE GESTION

Opérations réalisées en cas d'externalisation des activités d'assurance

Pour les IMF qui externalisent les activités d'assurance et deviennent des agents d'assurance, les opérations comptables reflètent avant tout le passage des fonds de et vers l'assureur. Le tableau 6.2 résume les opérations spécifiques à ce cas de figure.

Tableau 6.2 Opérations comptables des IMF agents d'assurance

Débit 1. Paiements des primes (tirées des montants des