Expose De Gestion Documentaire

nt et de classement.

Un bon classement doit être :

* Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),

* Applicable à tous les documents,

* Valable pour tout le personnel,

* Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).

Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.

On distingue alors :

- les ordres fondamentaux :

• Classement alphabétique

• Classement numérique

• Classement thématique (ou idéologique)

- les ordres dérivés :

• Classement décimal

• Classement chronologique

• Classement géographique

• Classement alphanumérique

1. LES ORDRES DE CLASSEMENT PRINCIPAUX

Avant d’entamer l’étude des différents ordres dérivés, il est nécessaire de définir d’abords les ordres de classement principaux :

2.1. LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.

Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.

2.2. LE CLASSEMENT NUMERIQUE

L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.

Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoire :

1. un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document

2. un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro

2.3. LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite.

2. LES ORDRES DERIVES

3.4. LE CLASSEMENT DÉCIMAL

3.5.1. PRINCIPE

Le classement décimal est une combinaison entre l’ordre numérique plus l’ordre idéologique. Ce mode a été imaginé par un bibliothécaire américain appelé DEWY pour unifier les cotes des ouvrages.

Le classement décimal comme son nom l’indique est basé sur le principe de la numérotation décimale universelle (D.U).

Les documents à classer sont divisés en 10 groupes principaux numérotés de 0 à 9 et ensuite chacun de ces groupes est subdivisé en 10 sous-groupes qui peuvent à nouveau être divisé en 10 autres catégories et ainsi de suite.

La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres décimaux consécutifs de même ordre, il est toujours possible d’intercaler 10 nombres décimaux consécutifs.

Exemple :

1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39

Exemple :

Pour classer d’après le mode décimal les documents suivants qui portent les numéros ci-après :

37-684-379-106-3215-364-6001-24-282-901-1005-2451-2451-3701-501

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

1005 | 24 | 3215 | - | 501 | 601 |

106 | 2451 | 364 | - | | 6001 |

| 282 | 37 | - | | 684 |

| | 3701 | - | | |

| | 379 | - | | |

3.5.2. AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS

Avantages | Inconvénients |

Parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation | Organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir un plan de classement |

Extensible à l’infini | Emploi délicate : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la recherche |

| Difficultés pour repérer l’absence d’un document. |

Utilisation |

Le classement décimal à de nombreuses utilisations : * classement de la documentation dans les entreprises * classement des livres dans les bibliothèques * classement des comptes dans le plan comptable. |

3.5. LE CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE

3.6.3. PRINCIPE

Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours (quantièmes). Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un document. Le document sera classé par référence à sa date de création.

Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.

Le classement chronologique est complété par un classement numérique.

Exemple :

Février 2009.

1 sociétés marocaines de peinture 02/02/09

2 sociétés de tissage « FILATIS » 12/02/09

3 société de courtage « GRACOM » 21/02/09

mars 2009.

4 Standard téléphonique 02/03/09

5 sociétés industrielles Gazières 24/03/09

3.6.4.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS

Avantages | Inconvénients |

Simple | Impossible de constater l’absence d’un document |

Extensible | Difficulté de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise |

Le document le plus récent est immédiatement visible. | |

Utilisation |

Le classement chronologique est adapté pour le : * classement de la correspondance des doubles lettres envoyées * classement des effets de commerce * classement des revues et de journaux. |

3.6. LE CLASSEMENT GÉOGRAPHIQUE

3.7.5. PRINCIPE

Le classement géographique est une combinaison de l’ordre idéologique et de l’ordre alphabétique. Le classement géographique est basé sur la connaissance des divisions et des Subdivisions territoriales ou administratives d’une unité géographique : pays – ville – province – commune – département – quartier – arrondissement – etc…. Il est souvent associé à un classement numérique ou alphabétique.

Exemple:

CASABLANCA

- ALAOUI (cabinet médical)

- MOUKTAR (clinique)

ESSAOUIRA

- RAFFINERIE (société marocaine de)

- ELJABRI (groupe industrielle)

3.7.6.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS

Avantages | Inconvénients |

Simple dans son principe | Exige de sérieuses connaissances en géographie |

Extensible puisqu’il peut se subdivisé | Nécessite aussi l’emploi d’un dictionnaire et de cartes géographiques |

| Difficile de remarquer l’absence d’un dossier |

Utilisation |

Le classement Géographique est utilisé pour les : * services des abonnements (revues, journaux…) * services de vente par correspondance * agences de publicité * services commerciaux des entreprises |