Cours événement

COMMUNICATION DE L’ÉVÈNEMENT

M. J. Di Scala

Agence, prestataire, parti de département.

Besoin équipe de confiance :

. Assistant, secrétaire

. commercial.

. graphiste

. …

Partenaire financier, de bons procédés, garant d’une visibilité optimale grâce à moyens de visibilité divers

Organisateur (orga = 2nde nature, recul pr prendre opérat° en main ac sang froid optimal : ex : rétro-planning, recherches de partenaires)

Doit ê RP de 1er ordre.=> relat° presse et relat° publiques

Doit savoir ce que sont les préséances, le pavoisement, comment organiser une conf de presse, une interview, des junkets,

Aussi connaître métier d’attaché de presse + connaître lobbying (créer connect° intéressantes et incoutarble pour faire avancer dossier et/ou palier pour l’avenir) => RP incontournables !

Logisticien : parler mm langues que professionnels ac qui on bosse (régisseurs, logistiques – transporteurs, graphisme, imprimeurs, les artistes, …)

Orateur : présenter à diff degré les opérat° en fonct° des avancés de celles-ci

        Co-pil, co-org

Réunir toutes ces forces pour résultat optimal

Pour qui ou Pour quoi organiser un événement ?

. Pour qui ? ttes les entités ont le droit de manière privée ou publ d’organiser un évènmt (soct, collectivités –ie conseil départemental ou régional, indépendant vs : mairie/préfectures etc… qui font partis de l’état - , assoc’ – loi 1901- , ou pour l’état ) (peut utiliser assoc pour évènmt pro )

. Pour quoi ? requête (lancemt prdt, anniv entreprise, convent°, inaugurat°, comm de crise, perte de CA, perte de clientèle dans vos cibles,  ..)

Un événmt doit ê justifié sinon aucun résultat concret, dynamisme de comm cohérente ds son ensemble.

Retombées : retombées presse, veille sur réseaux sociaux, sondages, => outils d’évaluation très imp. pour futur

Attention à tjs prendre en compte la ligne du budget !! gérer budget serré

Discours = élément essentiel de l’event

Technique de la marguerite : la qualité 1ère est de penser à tout, tout anticiper[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9][pic 10][pic 11][pic 12][pic 13][pic 14][pic 15][pic 16][pic 17][pic 18][pic 19][pic 20][pic 21][pic 22]

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Ex : CONSEIL DÉPARTEMENTAL, représenté par président du conseil,  qui veut organiser un forum des maires. Dir de comm,, un chargé comm ext, un chargé comm interne, un studio créa, l’assistant, équipe de secrétariat. (les intervenants du conseils sont des élus). Orga en début pour aussi vœux en présence de président du conseil départemental, du préfet, d’un ministre et du maire.

Intervenants : partenaires et élus

conseil départemental : gère du social, partenaire pour droits à l’enfance, assistants sociaux, bourses, routes et aménagement etc… => donc a accords avec partenaires

// !! // cérémonie protocolaire !!

• . Date
• . Lieux adapté, (auditorium) => repérage, rencontre régie (plan de feu)
• . Demande ligne budgétaire allouée
• . Rétro-planning
• . Répartition des tâches avec l’équipe : comm ext : lien ac partenaires présent pr organiser rencontres et créer peut ê visibilité au grd public, propose des intervent°, peut ê propose salons ac stands ds forum pour augmenter leur visibilité. (s’occupe des goodies, à remettre à la fin ou au début en fonct° de ce qu’il y a dedans et de l’auditoire) /  comm interne : proche de la DRH, créer lien ds soct, ds collectivité etc…, donc s’adresse au conseil départemental, au cabinet – chargé du personnel et directeurs des services (fonctionnaires et contractuels)  , les élus (géré par président du conseil départemental aidé par CHEF DU CABINET – spécialiste des rélations publiques)/ Attaché de presse s’occupe des journalistes en salle ou en carré (5 au max car terr donc PQR)/ chef de projet : s’occupe du public + organise séance laplainière (tout), organise élèmt conducteur (monter le conducteur : quand, qui avec quel micro monte sur scène ?) + prépa journée d’ensemble : déroulé de journée (rétro-planning)/ studio créa (agence de comm ou studio en interne) s’occupe du style, de l’identité visuelle de l’event qui doit ê raccord ac notre identité (2 couleurs, 3 max après – 1 typo, après peut-ê 2). Utile pour scéno, invit’, etc. Habille scène et accueil, mais chaque stand va avoir une identité propre, cohérence ac salon au couleurs du départmt (présente maquette créatives grâce à nos recommandations => lien entre fond et forme, peut proposer visuels ou films pour support discours pour pause pour public) / assistant : = gemini cricket, car moins stressé, plus de recul, en général gère administratif, gère devis, / logistique : mobilier (public et scène), transports, parc de stationnement, traiteur (prdt locaux de qualité, équilibré, semi-gastro pour cet auditoire) (en conseil départemental : maitre d’hôtel)sièges : un ou deux rangs bien placés pour orateur, régies, et organisateur, ne place pas les 300 maires / Chef de cabinet : écrit discours : reçoit président de l’assoc’ des maire, présidt du conseil départemental, un ministre, le préfet (suivant protocole) – discours => pupitre transparent (montre transparence de l’orateur politique) : 4 intervenants : 1. prsdt de l’assoc des maires, 2. prsdt du conseil départemental, 3. Préfet, le ministre lui vient en tant que citoyen du terr visiteur, donc ne parle pas pour ne pas effacer le préfet (dérogat°). + voeux du maire local / chef de projet : installé en pied de scène côté cour pour tout coordonner, ê le dernier à partir. Puis retombées : presse/audit/sondage etc… penser à la prochaine édit°)

Coordinateur : meneur, cerveau de créat°. Besoin du consentement, aval, confirmat°-négat° du chef de proj pour pouvoir avancer. Aucunce info ne doit nous échapper, tjs ê vigilant => évaluer, visualiser toutes les opérat° pour proposer la recommendat° la + efficace et la + complète. La reco doit ê constante (avant prépa et pdt le montage d’event, rôle de pivot

Les risques ds lesquels ne pas tomber : que collaborateurs décident à notre place, il faut rester le maitre du jeux, il faut donc tout vérifier.

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