Management des projets, généralités et définitions

1 er partie : Introduction : généralités et définitions

Chapitre 1 : Définition et caractéristiques d’un projet

A-Définition d’un projet

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Un projet vise à répondre à un besoin, sous des contraintes pour obtenir la satisfaction du client.

3 définitions du projet :

-Origine latine du verbe projecta signifiant « se jeter en avant ».

-Selon l’Afnor, un projet se définit comme une démarche spécifique, permettant de structurer méthodiquement une réalité à venir. Il est définit et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client, d’une clientèle, et il implique des objectifs, et des actions à entreprendre avec des ressources données (on prévoit ce que l’on va réaliser).

-Dans un environnement commercial, c’est un travail limité dans le temps (date de début et date de fin), avec des contraintes de coûts, et de délais et visant à attendre des résultats définis, dont atteindre un niveau de qualité satisfaisant (qui répond à la demande, aux attentes d’un utilisateur).

B-Définition de la gestion de projet

C’est une méthode et les disciplines utilisées, pour planifier définir les objectifs, contrôler les tâches, identifier et résoudre les problèmes, et contrôler les coûts au budget pour un projet spécifique.

C-Définition du management de projet

Management en français = gestion

Planification, suivi et contrôle de tous les aspects d’un projet, et de la motivation de tous ceux qui sont impliqués dans l’atteinte des objectifs de ce dernier. Dans le respect des coûts, des délais, de la qualité et de la performance attendus.

D- Les entités représentatives d’un projet        

La première entité est la maitrise d’ouvrage (MOA), c’est l’entité faisant émerger le besoin, et les objectifs correspondants. Elle définit un calendrier et un budget, destinés à la réalisation d’un projet. Et contrôle l’avancement de ce dernier. Elle a la charge de définir fonctionnellement ses besoins de la manière la plus précise possible.

La deuxième entité est la maitrise d’œuvre (MOE),  c’est l’entité qui aura été retenue par la MOA, pour mettre en œuvre le projet dans des conditions de cout de délais et de qualités préalablement définis, elle est responsable des six techniques, inhérent à la réalisation de l’ouvrage. Un représentant de la MOE devra être désigné pour être le coordinateur, et l’interlocuteur principale vis à vis de la MOA, cet individu s’appelle le chef de projet.

MOA : Exprime (son besoin) + Contrôle

MOE : Réalise

E-Le processus projet

(Voir polycopié)

Acteurs de la MOA : Le client, la clientèle, donneur d’ordre, commanditaire+ comité de pilotage

Acteurs de la MOE : Chef de projet, équipe en charge de la réalisation externe (sous-traitant) ou interne.

Chapitre 2 : Le chef projet et l’équipe de projet dans l’organisation

A-Externalisation et internalisation d’un projet

1. L’externalisation ou gestion de projet en externe ou sous-traitance

Répond à la question « j’ai un besoin », je fais ou je fais faire par un sous traitant.

La phase avant projet consiste à répondre par une proposition à une demande émise par un client, puis négocie avec celui-ci, jusqu’à la conclusion d’un accord, qui se matérialise par un contrat ou une commande. Ainsi les obligations de la MOA et de la MOE sont parfaitement définit.

Principal inconvénient de la sous-traitance :  

-la marge du sous-traitant.

Principal avantage de la sous-traitance

-Maintenir la productivité de l’entreprise.

2. L’internalisation d’un projet ou gestion d’un projet en interne

C’est lorsque l’entité porteuse du besoin et l’entité réalisatrice, appartiennent à la même organisation. On parle alors de projet en interne. (Toutes les entreprises sont des organisations mais toutes les organisations ne sont pas des entreprises).

Même en interne il faut négocier. (Ex. lettre de mission). Même en interne on vient à identifier le donneur d’ordre et le porteur du besoin (la personne qui a des obligations vis-à-vis de l’entreprise).

Principal avantage : faciliter le financement en étalent le projet dans le temps. Les réalisateurs seront les futurs utilisateurs. Meilleure connaissance des besoins, implications.

Principal inconvénient : on déstabilise l’organisation permanente. On perd du chiffre d’affaire.

3. La mixité de l’étude de projet

C’est une solution hybride composée d’acteurs extérieur à l’organisation et d’autres recrutée en interne. On entend par acteur extérieur : sous-traitants, intérimaires, personnes en CDD, saisonniers. Il est préconisé que la mission de contrôle, soit effectuée par les acteurs internes à l’organisation.

L’équipe en charge de la réalisation peut être affectée à la réalisation du projet à temps plein ou à temps partiel qu’elle soit propose à l’entreprise ou extérieur.

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B-La gestion de projet : une réponse aux décisions et orientation stratégique

Dans un monde de plus concurrentiel, l’entreprise doit s’adapter et innover pour gagner des parts de marché. Et surtout de pas en perdre. Les décisions et orientations stratégiques sont élaborées par les dirigeants de l’entreprise, afin de maintenir la productivité par un renforcement des acquis, et innover pour assurer son développement. Le management de projet, s’insère en aval des politiques et stratégies des dirigeants. C’est un des moyens de concrétisation sous forme de livrable, de la volonté des dirigeants.

C- Représentation schématique de la structure projet dans l’organisation

Voir polycopié

Cette représentation schématique laisse apparaître le croisement idéal entre la structure permanente et l’organisation temporaire. L’engagement des utilisateurs ou des clients dans le projet ajoute une valeur considérable à l’ensemble des étapes du projet. Ainsi cette intégration de la structure projet facilité les échanges d’informations. A défaut de proximité il est préconisé de faire des réunions fréquentes. Les membres de l’équipe projet pouvant être recruté en interne auront à réintégrer leur fonction donc autant rester proche de l’organisation permanente mais également ne peuvent être affecter qu’à temps partiel.

2ème Identification du projet et son équipe

Chapitre 3 Détermination des besoins et mise en place d’un cahier des charges

A-La phase avant projet

L’expression du besoin, son analyse, la recherche de solutions fonctionnelles et le passage de ces solutions au crible des contraintes constitue la phase avant projet. Elle est de la responsabilité du porteur du besoin.  C’est à lui qui décide en dernier ressort. Le chef de projet ou futur chef de projet deviendra responsable qu’après contractualisation. Il n’agit dans ce stade qu’en qualité de conseil. L’entité porteuse du besoin ou porteur du besoin doit être identifié. Dans un projet externalisé, l’identification est claire car les parties sont bien définies. Le cas est plus complexe pour les projets gérés en interne. Les devoirs de l’entité porteuse du besoin (du client interne), doivent être mentionnés dans la lettre de mission = contrat interne (qui doit être négocié).

B- L’étude d’opportunité

(Toujours dans la phase avant projet)

Un projet débute par un besoin ou une idée, afin de lui donner vie sans engager de moyens trop importants ni perdre son temps, il est nécessaire d’en étudier les opportunités et les faisabilités.

1. La pré-étude

La pré-étude est une analyse qui se mène dans un délai très court, qui engage peu de moyens financiers pour faire apparaître les évidences. Elle a donc pour objectifs :

-De pré qualifier la demande : le besoin, l’idée

-D’évaluer l’intérêt du projet pour l’entreprise

-D’évaluer la faisabilité

-D’évaluer le temps et les moyens nécessaires à la réalisation de l’étude d’opportunités.

2. L’étude approfondie

Le chargé d’étude va travailler avec le porteur du besoin, afin de clarifier ses attentes, et préciser :

-Le contexte et les motifs : qu’est ce qui amène à ce projet ?

-La finalité du projet : ou est ce qu’on veut arriver ?

-L’intérêt du projet : gagner du temps

-Les objectifs : gagner du temps et contrôler les commerciaux par les dirigeants

-Les critères de réussites

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