Rapport de stage

de grossesse, qui prendra sa retraite cette année en mai 2012 après 30 ans de travail. Le Dr CHAMAROW sera le successeur attitré dès son départ et à déjà fais des consultations de remplacements au cabinet pendant les créneaux horaires libres du Dr SERVENT.

Deux secrétaires médicales à plein temps Josiane et Dominique sont mes principales tutrices et deux secrétaires à mi-temps Béatrice et Sylvie.

B)

Le système informatique :

Les principaux logiciels utilisés sont pour le traitement de texte le logiciel Word pour la programmation des RDV, et le suivie des programmations mise en commun avec le CIGOS. Le Tableur Excel pour le listage des rendez-vous des patientes et le logiciel AXILOG AXIAM pour la lecture des cartes vitales.

C) La communication :

La communication se fait par téléphone ou par télécopie (fax) pour les documents plus urgents. Il y aussi le courrier tout d’abord dans le cas à expédier chez la patiente à sa un certificat ou ordonnance et le courrier interne destiné au personnel lié au service et le courrier électronique plutôt destiné au CIGOS pour la programmation des rendez-vous.

D) L’organisation :

L’organisation joue un rôle important pour le classement alphabétique pour n’importe quel dossier des différents suivis. Pour l’organisation du temps l’utilisation d’un semainier, d’éphéméride ou d’agenda est très important pour fixer les rendez-vous aux patientes.

PrÉsentation de L’Étude

PrÉsentation de L’Étude

Introduction

Introduction

Tout au long de ma période de stage j’ai travaillé au niveau de l’accueil qui joint à lui 3 bureaux. Celui des médecins HERRMANN, SIEBERT et SERVENT avec ma tutrice Josiane HURLER secrétaire du Dr SERVENT depuis plus de 31 ans et également Dominique, secrétaire médicale du Dr HERRMANN.

J’ai étais durant c’est 4 semaines l’équivalent de la secrétaire médicale du Dr SIEBERT. Deux autres secrétaires travaillent à mi-temps dans le service lors de la demi-journée de libre de mes tutrices.

Dans cette étude je vais traiter de la gestion d’une consultation médicale programmées jusqu’à sa finalité.

Les objectifs de ma mission lors de cette période sont premièrement d’élargir mes compétences professionnelles dans un environnement réel en termes d’organisation des tâches et de responsabilité c’est-à-dire la préparation des dossiers jusqu’à leurs archivages et deuxièmement la prise en charges des patientes avant et après la consultation dans les meilleures conditions et exceptionnellement la préparation du départ en retraite du Dr Servent.

Les compétences professionnelles que j’ai dû mettre en œuvre au court de ma formation est l’intérêt de savoir gérer le classement alphabétique des dossiers et sa méthodologie (disposition, couleurs, etc..) et pouvoir s’exprimer à l’oral distinctement à l’accueil pendant la prise en charge des patientes et pour la réception des appels téléphoniques, tout comme à l’écrit pour la prise de note ou rédiger un courrier.

Cependant il y a un ordre assez bien définit du début à la fin de la consultation pour son bon déroulement de l’accueil de la patiente jusqu’à sa sortie du cabinet.

Pour la réalisation de mon activité je rassemble les dossiers préparés d’avance des patientes selon le motif de consultation, après l’entretien avec le médecin fixer un nouveau rendez-vous suivie de l’avis du prescripteur et le règlement conclu par la facturation électronique.

i - rÉalisation de l’activitÉ

i - rÉalisation de l’activitÉ

A) Préparation de la consultation

Dans un premier temps ma tutrice me remet une liste d’après les rendez-vous programmés de l’agenda associé au médecin qu’elle crée sur le tableur Excel préparée 2-3 jours voir plus avant la consultation (Annexe A) puis crée tape ma propre liste par ordre de passage pour le médecin dont les patientes correspondent. Au court de la matinée le CIGOS me contacte pour faire le point sur l’agenda du jour en vérifiant les femmes en cours de suivi de grossesse le matin et contrôle échographique en après-midi avec le code de consultation (Annexe B).

Selon la liste finale traitée, je recherche les dossiers des patientes par le motif de consultation dont 3 distincts caractérisés par 3 couleurs et supports différents dont la pochette rouge pour les suivies des cancers, le dossier blanc de grossesse (Annexe C), et le petit dossier blanc (Annexe D) (support de base pour n’importe quel suivie) archivé dans le KARDEX utilisé pour tout type de suite dont principalement la visite de contrôle qui a lieu tous les ans ou tous les 6 mois. Concernant les dossiers grossesses lors de sa préparation pour une patiente déjà venue en consultation chez son gynécologue je calcule avec le « cercle » (Annexe E) l’âge gestationnelle de la grossesse en cour selon la date du 1er jour des dernières règles ou la date estimée du début de grossesse.

Je prépare les dossiers des patientes avec une programmation d’échographie au CIGOS dans la valise prévue à cette effet et la secrétaire du CIGOS viens récupérer cette valise la veille avec la liste des patientes imprimée de sa consultation qui a lieu entre 8h30-12h et 13h30 à 15h. Pendant ces créneaux horaires le médecin du cabinet ne consulte pas et revient en consultation à partir de 15h30 les mardis et jeudi après-midi chez le Dr SERVENT et les lundis, mercredis et jeudis matin chez le Dr SEIBERT car les échographies de grossesses ce déroule seulement le matin. Lors de la fin des rendez-vous la secrétaire du CIGOS rapporte la valise et je reclasse les dossiers. Les rajouts de patientes sont parfois avertis par un mail ou simplement un appel téléphonique. Le Dr HERRMANN ne consulte pas au CIGOS mais passe des demi-journées au bloc opératoire pendant la semaine avant sa consultation.

Le motif des consultations est mentionner dans l’agenda par des caractères spéciaux ou abréviations comme DR (Dossier Rouge) pour les suivies cancer, Dˠ (suivie de grossesse) ou DB (Dossier blanc) pour tout type de suivi et principalement la visite de contrôle.

Lorsque c’est une première consultation je fais le petit dossier blanc ou le dossier de grossesse, en présence de la patiente pour une garantie sûre de ces coordonnées. Si la patiente ne se rend pas à son rendez-vous le dossier n’est pas fait et n’est donc pas considéré comme une patiente du cabinet.

Si le dossier existe déjà je note la date dans le dossier et indique son absence.

Il est possible toute fois qu’une patiente soit déjà reconnue comme une patiente déjà venue en consultation mais qu’il ne soit pas trouvable. Généralement il peut se trouver dans un autre service qui la suis parallèlement ou dans le bureau du médecin quand le motif est plus privé comme un suivie de stérilité (Dossier Vert) ou encore le rendez-vous de consultation pour les dossiers de stérilité avec un aboutissement de grossesse après traitement (Dossier Jaune).

Le dossier de grossesse n’est plus suivi lorsque que la patiente atteint les 8 mois de grossesse. Elle doit s’inscrire en maternité de l’hôpital de son choix mais généralement les patientes suivie au cabinet souhaitent accoucher au Diaconat. Au terme de la préparation de la consultation je place les dossiers dans le tiroir réserver aux consultations en cours jusqu’au jour du rendez-vous.

B) Déroulement de la consultation

À l’arrivé de la patiente je demande le nom du médecin avec lequel elle a rendez-vous puis je vérifie sur l’agenda associé au médecin et je demande confirmation de ses coordonnées comme son adresse et son numéro de téléphone. Je demande la carte vitale et la place en salle d’attente.

Si elle n’a pas de carte vitale pour diverses raisons comme : carte vitale en cours, oublie ou frontalière ou encore dans une mutuelle privée ce qui est le cas dans la majorité des cas lors de l’absence de la carte, je rempli une feuille de soin (Annexe F) au nom du médecin que celui signera et la remettra à la sécurité sociale pour suivre les démarches de remboursements.

Je remplie un feuillet (Annexe G) que je nomme du nom de la patiente et le glisse dans le dossier du patient que le médecin remplira par l’acte due et le montant de la consultation.

Je prends le dossier ensuite les dossiers en attente et les déposent dans le bureau du médecin.

Dans un second plan, à la sortie de la patiente du bureau du spécialiste, elle revient à l’accueil pour convenir à un nouveau rendez-vous et régler la consultation. Je lui fixe donc un nouveau rendez-vous dépendant de l’avis du médecin possible de 15 jours à 6 mois ou plus pour suivie de contrôle et à 1 mois d’intervalle pour les femmes enceintes.

Si une patiente a fait un examen type « frotti », je remplie un document (Annexe H) et je place le prélèvement dans un