Rapport De Stage

’entreprise compte quatre salariés :

* Monsieur Marc SUJOL-Chef d’entreprise

* Monsieur Hubert SUJOL-Cadre

* Madame Christelle BOEFFARD-Assistante de direction

* Madame Florence LAO-Comptable

Chaque membre de l’entreprise est également spécialisé dans les opérations de courtage.

À mon arrivée, je suis installée près du bureau de l’assistante de direction Madame Christelle BOEFFARD, afin de suivre au mieux chacune des taches qu’elle effectue.

Pour cette étude à caractère professionnel, j’ai choisi d’étudier un thème qui traite l’ensemble des taches principales que j’ai effectuées pendant mon stage :

La gestion des dossiers clients

De plus, ce thème m’a semblé très intéressant dans la mesure où les taches que j’ai effectuées m’ont permis d’utiliser différents outils de communication, d’organisation et de gestion, mais également d’apprendre des manipulations informatiques spécifiques à l’assurance.

II. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE

A. Fiche d’identité

Raison sociale : INSURANCE CONSULTING

Statut social : S.A.R.L

Capital : 8000 €

Adresse : 123 avenue Jean Jaurès 93320 Les Pavillons-sous-bois

Coordonnées :

* Tél : 01.55.89.05.55

* Fax : 01.55.89.05.60

* Mail : insuranceconsulting@wanadoo.fr

Année de création : 1998

Chef d’entreprise : Monsieur Marc SUJOL

Domaine d’activité : Cabinet de courtage en assurance

Principaux clients : Particuliers ou professionnels souhaitant assurer un logement, un véhicule, une société, un voyage à l’étranger, un bien de valeur, ou souhaitant souscrire une mutuelle.

Principaux concurrents : Autres sociétés ou cabinet de courtage, grandes enseignes d’assurance, banques.

Principaux sites : Le cabinet est en collaboration avec AXA, SwissLife, La Parisienne, MMA, Generali.

Services réalisés : Le courtier assure l’interface entre un particulier ou un professionnel et les compagnies d’assurances. Il développe et gère un portefeuille de clients pour lesquels il a négocié auprès des compagnies des contrats d’assurances les mieux adaptés à leurs besoins.

Chiffre d’affaire : 120 000€ par an

Affaires nouvelles : Le courtier tient une liste de ses affaires nouvelles pour chaque mois de l’année. On compte en moyenne 30 à 40 affaires nouvelles par mois pour toutes sortes d’assurance

B. Historique et Activité de l’entreprise

L’entreprise est en collaboration avec plusieurs grandes enseignes d’assurances comme AXA ou SwissLife. Ils ont pour but de démarcher des clients pour ces enseignes afin de toucher un pourcentage sur le prix des différents contrats d’assurance.

Le rôle du courtier d’assurance est donc d’étudier le cas de chaque client (particuliers ou professionnels) et de définir leurs besoins des clients en coordonnant la tarification selon leur budget.

Il doit pour cela consulter différentes compagnies d’assurances afin d’obtenir l’offre la plus adaptée.

Dans certains cas, il peut s’avérer plus difficiles de trouver une assurance au client selon son profil. En effet, un client ayant accumulé plusieurs malus automobile, risque d’avoir des difficultés à s’assurer. Le courtier lui propose donc une compagnie qui prend en charge ces automobilistes comme Alto Malus.

De plus, le courtier doit également suivre la rentabilité de son portefeuille. En effet, il doit conclure un maximum de contrat, afin que le pourcentage qu’il touche sur chacun des contrats devienne rentable par rapport à ses dépenses.

Enfin, il joue un rôle important dans l’interface entre l’assuré et l’assureur après survenance d’un sinistre. En effet, lors d’un sinistre (automobile ou habitation) c’est le courtier qui s’occupe de contacter la compagnie du client afin de signaler le sinistre et de demander une expertise ainsi que le remboursement.

Il représente l’intérêt de son client auprès des assureurs afin de faciliter le règlement.

Le cabinet a été créé en 1998 par Monsieur Marc SUJOL, le chef de l’entreprise, qui fut également mon tuteur de stage.

Avant de créer son entreprise, il a racheté un portefeuille de client à un de ses anciens collaborateurs grâce auquel il a pu faire connaitre son cabinet dans le milieu de l’assurance.

Monsieur SUJOL a choisi par la suite d’embauché son fils Monsieur Hubert SUJOL en tant que Cadre. Celui-ci a pour rôle de l’épauler dans la négociation des prix avec les compagnies d’assurances, ainsi que de souscrire des contrats importants aux clients.

Madame Christelle BOEFFARD, a elle, été embauchée directement à la création de l’entreprise puisqu’elle travaillait pour l’ancien collaborateur de Monsieur SUJOL. Elle a acquis au cours de ces années de travail, un savoir-faire compétent dans le domaine de l’assurance. C’est pourquoi, elle s’occuper des contrats courants ainsi que des mutuelles, en plus de son poste d’assistante de direction.

Enfin, Madame Florence LAO est la comptable du cabinet, elle travaille à temps partiel et s’occupe de toute la partie comptabilité de l’entreprise. Elle gère ainsi les fiches de paies et les comptes b

C. Organigramme

Voici ci-dessous un organigramme de l’entreprise INSURANCE CONSULTING permettant de me situer.

III. THÉME DE L’ETUDE : LA GESTION DES DOSSIERS CLIENTS

A. Rangement et archivage des dossiers clients

1) Présentation et contenu des dossiers

Je suis arrivée sur mon lieu de stage le 3 janvier 2012. Durant cette période de l’année, l’entreprise se charge du rangement et l’archivage des dossiers clients. Les dossiers sont séparé en deux parties : certains sont stockés dans de grandes armoires à proximité des bureaux afin d’y avoir facilement accès, et d’autres sont dans la salle des archives.

Durant toute l’année, les armoires contenant les dossiers ne sont pas mise à jour. C’est en janvier que l’assistante de direction réalise l’archivage des dossiers. En effet, certains clients ont résiliés leurs contrats d’assurances ou souscrit de nouveau contrats.

Les dossiers clients sont présentés de façon très formelle. Sur la page de garde des dossiers, certaines mentions sont obligatoires :

* Le nom et prénom du client

* Le numéro et l’identification du contrat d’assurance (contrat auto, habitation ou mutuelle).

* La date d’effet du contrat

* Les numéros des différents sinistres

Ces mentions sont indispensables afin de trouver rapidement les informations du client lorsqu’il se présente au cabinet.

De plus, les dossiers clients doivent impérativement être munis :

* Du contrat d’assurance signé

* Du R.I.B en cas de prélèvement bancaire

* De tout les documents justificatifs des différents sinistres (lettres, constats)

2) Vérification informatique

Dans le cadre de cette période d’archivage, mon tuteur m’a demandée de procéder à une vérification informatique des dossiers afin de pouvoir identifier les dossiers à mettre aux archives et ceux à classer des les armoires.

Je m’installe au poste informatique. À la suite des explications de l’assistante de direction (Mme Christelle BOEFFARD), je fais des fiches manuscrites me rappelant chaque étape à suivre.

Je dois me connecter sur le serveur intranet de la compagnie AXA, afin de vérifier un par un, si les contrats des clients sont toujours en cours. Page d’accueil présentée en annexe1.

En me dirigeant sur l’espace courtier du site, j’entre les codes confidentiels afin d’accéder à toute la liste de clients assurés