Cahier De Charges Ged

e année, un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) pour la gestion des documents du système

II. Présentation de l’établissement

Etablissement bancaire, la BIAO-CI dans l’exercice de son activité produit des nombreuses pièces justificatives pour les opérations avec sa clientèle (particulier, personne morale, établissement financier,..).

Avec l’extension de son réseau, l’activité est plein expansion et l’archivage de ces documents revêt d’une importance capitale pour la pérennité de l’entreprise.

III. CADRE TECHNIQUE DU PROJET

III. 1. Maîtrise d’œuvre, organisation, suivi du projet

Le fournisseur assurera la fourniture des matériels (sauf micro-ordinateurs et imprimantes) et des logiciels (sauf bureautique), l'ensemble de

l'installation et des connexions, sous sa maîtrise d'œuvre unique dans le cadre d'une obligation de résultats et de conseil.

Il pourra sous traiter ou co-traiter la fourniture du serveur.

Le fournisseur assurera le pilotage et la coordination de l'opération. Il sera responsable de la bonne et totale fonctionnalité du produit, et de la cohérence de l'ensemble. Il établira en concertation avec le Chef de Projet GED et le Service Informatique le planning prévisionnel. Celui-ci comportera toutes les phases du projet :

▪ Commande et livraison du serveur

▪ Spécifications transmises au Service Informatique les autres matériels (micros, imprimantes, …)

▪ Installation du serveur avec son système d'exploitation

▪ Installation du SGBD sur le serveur et des autres logiciels système éventuels, ainsi que du serveur WEB si un logiciel de ce type est utilisé

▪ Installation du progiciel de Gestion Electronique de Documents et des autres logiciels nécessaires sur le serveur

▪ Paramétrage de l'application

▪ Création des scripts de sauvegarde et autres scripts d'exploitation

▪ Installation des logiciels sur quelques postes de travail avec paramétrage des postes et des imprimantes, et formation de 2 personnes du Service Informatique à cette tâche

▪ Formation des référents

▪ Formation à l'exploitation

▪ Tests

▪ Test de la sauvegarde/restauration

▪ Installation et test de la télémaintenance

▪ Démarrage et assistance au démarrage

▪ Recette

Lors de sa réponse au présent appel d'offres, le candidat se fera un devoir de signaler toute erreur, omission ou ambiguïté qui serait susceptible d'interdire ou de gêner la mise en place de la solution proposée.

De même lors de l'installation, dans le cadre de son obligation de conseil et sa charge de maîtrise d'œuvre, le fournisseur se fera un devoir de signaler, sans délai, toute cause susceptible de gêner le bon déroulement de l'opération.

III.2. Logiciel de Gestion Electronique de Documents

VI.2.1.Aspect fonctionnels

| |Fonctionnalités |4 |3 |2 |1 |NA |Justification de la réponse |

|1a |Le responsable du système de gestion documentaire (Administrateur) doit pouvoir assurer la gestion des droits d'accès aux | | | | | | |

| |différentes fonctionnalités (Les autorisations et les mots de passe sont centralisés) | | | | | | |

|1.b |L’administrateur a accès à l'ensemble des fonctionnalités. | | | | | | |

|1.c |Le système de gestion doit respecter les modes d'identification des documents défini dans la procédure d'élaboration des | | | | | | |

| |documents qualité : Référencement unique des documents selon exemple d’enregistrement et définition de mot clés pour la | | | | | | |

| |recherche (cf. ANNEXE1 ). | | | | | | |

|1d |Le document est créé à l'aide des outils bureautiques tels que Word et Excel avec documents liés quelconques y compris objets | | | | | | |

| |incorporés du type : PowerPoint, Excel, Pdf, Audio, Vidéo, Numérisé, wev... | | | | | | |

|1.e |Le document entre dans le système documentaire à l’état de projet dés qu’un groupe de travail est constitué. Lorsque sa | | | | | | |

| |rédaction est terminée, on lui rattache cette identification réservée. | | | | | | |

|1.f |Ce document ne doit pas être modifiable à partir de Word lorsqu'il est intégré dans le système documentaire. Seule une | | | | | | |

| |autorisation dans le système de gestion documentaire avec clé d'accès peut le permettre. | | | | | | |

|1.g |La consultation doit se faire sous format PDF. | | | | | | |

|1.h |Un lien permanent doit exister entre le document Word ou Excel et le document intégré dans le système informatique de gestion | | | | | | |

| |documentaire. Une modification sur le fichier WORD ou Excel change la version du document. | | | | | | |

| |Fonctionnalité |

|Le système doit permettre |4 |3 |2 |1 |NA |Justification de la réponse |

|1.i |De lister les différents types de document qualité (mode opératoire ou enregistrement ou procédure). De produire des listes | | | | | | |

| |récapitulatives par type de document (comme un sommaire). | | | | | | |

|1.j |Critères de sélection sur la référence i.e | | | | | | |

| |d'établir des listes de documents applicables par fonction | | | | | | |

|1.k |d'établir des listes par date, | | | | | | |

|1.l |d'établir des listes par groupe de mots clefs (exemple : Référentiel ANAES) …etc. | | | | | | |

|1.m |De pouvoir créer des liens entre tous types de documents | | | | | | |

| |Lien Intranet, Base de données, Internet.. | | |