Méthodologie De l'Écrit Professionnelle

dans l’ordre chronologique – Déterminer le tribunal compétent en cas de litige

• La signature : Prénom et Nom + qualité du signataire (titre ou fonction) + signature, alignés généralement sur la suscription • PJ : indique la nature et le nombre des documents joints. Donner la liste.

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Attention : l’emploi de « ci-joint »

• Invariable en tête de phrase

– Ci-joint une facture.

• Invariable s’il précède immédiatement un nom sans article

– Vous trouverez ci-joint copie de cette facture.

• Variable quand il suit un nom ou quand il précède un nom précédé d’un article ou d’un numéral

– Copies ci-jointes – Vous trouverez ci-jointes les copies (les 2 copies) du projet.

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Le texte

• La lettre est composée en caractères de corps 10, 11 ou 12 (jamais moins de 10 et jamais plus de 12). La police est classique : times roman ou arial. L’interligne normal est l’interligne simple. • Les paragraphes sont séparés par un double interligne (deux fois la touche « enter »). Il n’est pas utile de commencer le paragraphe par un retrait supplémentaire.

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Structure de la lettre

• • • • • La formule d’appel L’introduction Le développement La conclusion La formule de politesse

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La formule d’appel

La formule d’appel ou Titre de civilité (ou de politesse), toujours repris dans la formule de politesse, après le verbe (agréer, croire, recevoir).

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• Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne : « Madame, Monsieur » • Si vous connaissez bien la personne : Chère Madame, Cher Monsieur mais pas Chère Madame Dupont • Si titre important : Monsieur le Président, Monsieur le Préfet • Maître : pour les professions juridiques • Docteur : pour les médecins…

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L’introduction

Première prise de contact avec le destinataire, elle est soit : - un accusé de réception - un exposé direct des faits qui motivent la lettre.

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Exemples…

• Nous avons le plaisir de vous informer que… • Nous accusons réception de votre courrier en date du… • En réponse à votre lettre du… • Vous nous avez signalé par lettre du… • A la lecture de votre lettre du… • Comme suite à notre conversation téléphonique… • Conformément à votre demande…

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Le développement

• Expose une situation, un problème • Justifie, explique, argumente • Expose les conséquences et modalités d’action

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La conclusion

• Elle doit spécifier ce que vous attendez de votre correspondant et dans quels délais. « Pourquoi est-ce que j’écris? » = contenu de la conclusion. • Le ton est en rapport avec l’objet de la lettre (amabilité ou ton plus « sec » en cas de litige).

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• Nous vous saurions gré de bien vouloir nous communiquer votre réponse dans les meilleurs délais. • Nous vous serions reconnaissants de nous répondre par retour de courrier • Nous nous permettons donc de solliciter un délai de paiement de … jours/semaines. • Nous espérons que cet incident/contretemps ne nuira pas à nos bonnes relations.

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• Nous vous renouvelons nos excuses pour ce retard tout à fait indépendant de notre volonté. • Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour ce contretemps. • Nous espérons que vous reconnaitrez le bienfondé de notre réclamation. • Nous comptons sur un règlement rapide de votre part de cet incident. • Nous attendons vos explications dans les brefs délais. • Sans réponse de votre part dans les huit jours, nous nous verrons dans l’obligation de remettre votre dossier à notre service contentieux.

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• Nous vous remercions de votre compréhension. • Nous restons à votre disposition pour tout renseignement. • Nous vous remercions de votre confiance.

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Les formules de politesse

• Elles sont de plus en plus simples • Elles dépendent des circonstances (réclamation, relance…)

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D’égal à égal

Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. Nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées. Nous vous adressons, Monsieur, nos salutations distinguées. Veuillez recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées. Veuillez croire, Monsieur, en l’assurance de nos meilleurs sentiments. Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de notre parfaite considération. Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos respectueuses salutations. Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. Nous vous prions de croire, Monsieur, en l’expression de nos sentiments respectueux.

D’un supérieur hiérarchique à un inférieur hiérarchique D’un inférieur hiérarchique à un supérieur hiérarchique

NB !!

Une femme n’envoie pas ses « sentiments » à un homme. Préférer « salutations ».

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• On « croit » en des sentiments et on « agrée » (signification : accepter) des salutations. • Les phrases sont courtes : pas plus de 25 mots. • Pas d’effets de style ! Pas de manifestations d’humeur ni… d’humour ! Pas de phrases interrogatives (difficiles à enchaîner). • Leur construction est simple : sujet + verbe + complément(s). Le style est direct : chaque fois que possible, on s’adresse au correspondant, comme on le ferait au téléphone (vous trouverez ci-joint… vous avez souhaité…)

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• Les principaux modes et temps de conjugaison utilisés sont - le présent, le passé composé et l’imparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de l’indicatif, - le présent du conditionnel et le présent du subjonctif (en fonction de la syntaxe) - L’impératif n’est utilisé que sous la forme « veuillez ». Le passé simple de l’indicatif n’est jamais utilisé. • Le sujet est généralement « nous » : on s’exprime au nom d’une collectivité, l’entreprise.

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Introduction

Nous avons bien reçu votre lettre du 12 octobre dernier par laquelle vous nous signalez le retard de livraison de votre commande réf. 786. Après vérification auprès de nos services, nous avons constaté que ces bureaux, destinés à votre stand, ont demandé un délai supplémentaire de fabrication. Il s’agissait, en effet, d’une commande hors série dont la production nécessite l’intervention d’un spécialiste. Toutefois, votre commande a été confiée, ce jour, à notre transporteur. Vous la recevrez donc sous 48 heures.

Développement

Conclusion

Nous souhaitons que ce retard ne nuise pas à la préparation de votre stand qui, nous l’espérons, sera très fréquenté lors du Salon Conseil-Export.

Formule de politesse

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

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Exercice : Résiliation d’un contrat (exemple : police d’assurance)

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Messieurs, Nous vous signalons la fermeture de nos locaux commerciaux